Datenschutz beim Umgang mit Akten

Empfehlungen für den Umgang mit Akten und nicht elektronischen Dateien (Karteien, Register u. ä.)

Auch im Umgang mit Daten in nicht elektronischer Form (Akten, Schriftgut, Karteien, Register etc.) haben Sie als Mitarbeiterin bzw. als Mitarbeiter der Fachhochschule Bielefeld Verantwortung für die Wahrung des Datenschutzes.
Hierzu einige Empfehlungen:

• Grundsätzlich ist das Erheben personenbezogener Daten nur zulässig, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich ist (§ 12 Abs. I DSG NRW, Grundsatz der Zweckgebundenheit)
• • Die Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten in Akten richtet sich hierbei zunächst nach den bereichsspezifischen Datenschutzbestimmungen
  • Soweit entsprechende Regelungen fehlen, gelten die allgemeinen Bestimmungen des Datenschutzgesetzes NRW (DSG NRW)
• Nicht besetzte Büroräume sollten grundsätzlich verschlossen werden
• Der Schlüssel ist abzuziehen und sicher zu verwahren
• Kennzeichnen Sie Ihre Schlüssel nicht mit Aufschriften oder Anhängern, aus denen hervorgeht, zu welchem Schloß sie passen
• • Nutzen Sie stattdessen farbliche Markierungen, die Ihnen helfen, mehrere Schlüssel schnell richtig zuzuordnen, im Verlustfall jedoch für Dritte keinen Informationswert besitzen
• Stellen Sie sicher, daß sich Besucherinnen und Besucher nur in Ihrem oder im Beisein einer Kollegin oder eines Kollegen in Ihrem Büro aufhalten
• • Ist dies aus dienstlichen Gründen nicht möglich, halten sie die Unterlagen mit personenbezogenem Inhalt bei Abwesenheit unter Verschluß (Schrank, Schreibtisch o. ä.)
• Versenden Sie Akten und Schreiben mit personenbezogenen Daten, die einem besonderen Amtsgeheimnis unterliegen (z. B. Personaldaten, Sozialdaten, Gesundheitsdaten) sowohl im internen Postgang als auch extern nur im verschlossenen Umschlag, ggf. mit der Aufschrift "vertraulich"
• • Versenden Sie personenbezogene Daten niemals per Fax Faxgeräte sind in vielen Behörden und Firmen an zentraler, gut zugänglicher Stelle installiert, so daß ein Versenden per Fax Vertraulichkeit von vornherein ausschließt
  • Versenden Sie personenbezogene Daten niemals unverschlüsselt per Email
• Falls Sie im Rahmen Ihrer Aufgabenwahrnehmung personenbezogene Daten in Akten außerhalb der Behörde bearbeiten (z. B. bei Terminen in einem der Standorte der Fachhochschule Bielefeld oder bei Gerichtsterminen u. ä.), schützen sie diese gegen unbefugte Zugriffe
• • Geben Sie die Akte nicht unbeaufsichtigt aus der Hand
  • Halten Sie sie im Auto nicht von außen sichtbar unter Verschluß
  • Bringen Sie die Akte bei Dienstschluß möglichst wieder in das Büro
  • • Ist dies nicht möglich, nehmen Sie sie zwischenzeitlich zuhause unter Verschluß
• Personenbezogene Daten in Akten sind zu löschen, sobald ihre Kenntnis zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist (Grundsatz der Zweckgebundenheit)
• • Maßgeblich sind hier jeweils die bereichsspezifischen Aufbewahrungsfristen
• Papiergut mit personenbezogenem Inhalt ist datenschutzgerecht zu entsorgen
• • Nutzen Sie bei kleineren Mengen den Schredder, bei größeren den von der Hochschule beauftragten Entsorgungs- und Vernichtungsdienst
  • Die ordnungsgemäße Vernichtung ist von der beauftragten Firma zu protokollieren; die Protokolle sind vom Auftraggeber zu Dokumentationszwecken aufzubewahren

Quellenangabe:
Der oben stehende Text basiert (in überarbeiteter, ergänzter und an die Gegebenheiten der Fachhochschule Bielefeld angepaßter Form) auf dem
backUP-Magazin 04 "PC-Arbeitsplatz - Soviel Datenschutz muß an jedem Arbeitsplatz sein!"
Herausgeber: Datenschutzzentrum Schleswig-Holstein, Kiel, 2003