FH Bielefeld
University of
Applied Sciences

Person am Arbeiten Hier finden Sie die häufigsten Fragen und ihre Antworten zum Formatieren von Haus- und Abschlussarbeiten in Microsot Office Word.

 

 

 

Seitenlayout
Wie ändere ich die Seitenränder?

In diesem Video wird erklärt, wie die Seitenränder des Dokuments eingestellt werden können:
Zum Video "Seitenränder"

Wie blende ich das Lineal ein?

In diesem Video wird gezeigt, wie das Lineal in Word eingeblendet werden kann:
Zum Video "Lineal einblenden"

Überschriften & Inhaltsverzeichnis
Was sind Formatvorlagen?

Formatvorlagen gehören zu den wichtigsten und hilfreichsten Funktionen von Word. Beim Schreiben einer Haus- oder Abschlussarbeit sollte man auf keinem Fall auf sie verzichten.
Formatvorlagen verändern nicht nur das Aussehen des Textes, dem sie zugewiesen werden. Sie können dem Text zudem eine Funktion zuweisen.
Mehr über Formatvorlagen wird in diesem Video erklärt:
Zum Video "Formatvorlagen zuweisen"

Wie weise ich Textstellen einer Formatvorlage zu?

Das Zuweisen von Textstellen zu einer Formatvorlage wird in folgendem Video erläutert:
Zum Video "Formatvorlagen zuweisen"

Wie ändere ich eine Formatvorlage?

Das Bearbeiten und Ändern von Formatvorlagen ist Thema dieser beiden Videos:
Zum Video "Formatvorlagen ändern"
Zum Video "Formatvorlagen ändern Teil 2"

Wie bearbeite ich den Fließtext?

Der "normale" Text der Arbeit, der Fließtext, wird mit der Formatvorlage "Standard" bearbeitet. Für diesen Text gibt es fast immer konkrete Vorgaben zur Schriftart (z. B. Arial oder Times New Roman), Schriftgröße (je nach Schriftart 11 oder 12 Pt.), Zeilenabstand (meistens 1,5) und zur Ausrichtung des Textes (z. B. Blocksatz). Wie man diese Einstellungen vornehmen kann, wird im folgenden Video dargelegt:
Zum Video "Fließtext formatieren"

Wie nummeriere ich Überschriften automatisch?

Word kann die Überschriften automatisch durchnummerieren, wenn die Überschriften der Formatvorlage Überschrift zugewiesen wurde. Wie das geht wird in folgendem Video gezeigt:
Zum Video "Formatvorlagen zuweisen"

Als nächsten Schritt wird in diesem Video erklärt, wie die Überschriften nummeriert werden können:
Zum Video "Überschriften nummerieren"

Überschriften ohne Nummerierung - wie geht das?

Die Überschriften Tabellen- und Abbildungsverzeichnis gehören klassischerweise mit ins Inhaltsverzeichnis, erhalten aber keine Kapitelnummerierung. Wie sie optisch genauso aussehen wie die anderen Überschriften und auch automatisch ins Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden, wird in diesem Video erklärt:
Zum Video "Überschriften ohne Nummerierung"

Wo ändere ich den Abstand vor und nach der Überschrift?

Wie im Screenshot zu sehen ist, soll der Abstand vor und nach der Überschrift verändert werden:

Abstand zwischen Überschrift und Text

Anstatt mit Leerzeichen zu arbeiten, sollte die Formatvorlage angepasst werden. Wie das geht, wird in diesem Video gezeigt:

Zum Video "Formatvorlagen ändern Teil 2"

Wenn ich keine Vorgabe habe, wie sollte ich den Abstand vor und nach der Überschrift wählen?

Sollte es von der Betreuerin bzw. dem Betreuer der Arbeit keine Vorgaben geben, ist die Lesbarkeit der entscheidende Faktor beim Einstellen des Abstands. Ist der Abstand zu groß, wirkt es, als ob Platz geschunden werden soll. Ist der Abstand zu klein, ist der Text schlechter zu lesen.
Generell sollte der Abstand zum Abschnitt über der Überschrift größer sein als der zum folgenden Abschnitt.

Wie erstelle ich automatisch ein Inhaltsverzeichnis?

Damit Word automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen kann, muss es wissen, bei welchen Textstellen es sich im Dokument um Überschriften handelt. Dies erreicht man, indem man die Textstellen den Formatvorlagen der Überschriften zuweist. Wie man dies macht, wird in diesem Video gezeigt:
Zum Video "Formatvorlagen zuweisen"
Im nächsten Schritt erklärt dieses Video, wie nun ein Inhaltsverzeichnis automatisch erstellt werden kann:
Zum Video "Inhaltsverzeichnis erstellen"

Wie aktualisiere ich das Inhaltsverzeichnis?

Das Inhaltsverzeichnis wird nach Änderungen nicht automatisch aktualisiert. Das bedeutet, wenn sich die Seitenzahl eines Kapitels ändert, ein Kapitel hinzugekommen ist oder gelöscht wurde, dann stehen die Änderungen nicht automatisch sofort im Inhaltsverzeichnis. Wie das Inhaltsverzeichnis aktualisiert werden kann, wird hier erklärt:
Zum Video "Inhaltsverzeichnis aktualisieren"

Wie verändere ich das Aussehen des Inhaltsverzeichnisses?

Die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses funktioniert über das Bearbeiten von Formatvorlagen. Denn händische Formatierungen am Inhaltsverzeichnis werden beim nächsten Aktualisieren wieder gelöscht!
In diesen Videos wird gezeigt, wie die Formatvorlagen des Inhaltsverzeichnisses bearbeitet werden können:
Zum Video "Inhaltsverzeichnis formatieren"
Zum Video "Inhaltsverzeichnis formatieren Teil 2"

Wie formatiere ich mehrzeilige Überschriften im Inhaltsverzeichnis?
Geht eine Überschrift über mehr als eine Zeile, ist die zweite Zeile nicht bündig unter der ersten angesetzt (siehe Screenshot).
Inhaltsverzeichnis mehrzeilige Überschriften

Im folgenden Video wird erläutert, welche Einstellungen vorgenommen werden müssen, um die Überschriften im Inhaltsverzeichnis bündig untereinander stehen zu haben:
Zum Video "Inhaltsverzeichnis formatieren Teil 2"

Der Text der Überschriften ragt in die Seitenzahlen hinein - wie ändere ich das?
Ragt der Text der Überschrift rechts im Inhaltsverzeichnis in die Seitenzahlen hinein, stört dies die Lesbarkeit des Inhaltsverzeichnisses (siehe Screenshot).
Inhaltsverzeichnis mehrzeilige Überschriften 2

Im folgenden Video wird erklärt, wie sich das ändern lässt:
Zum Video "Inhaltsverzeichnis formatieren Teil 2"

Wie nehme ich Überschriften aus dem Inhaltsverzeichnis heraus?

In manchen Fällen soll die Überschrift im Text genauso aussehen wie die anderen Überschriften, aber nicht im Inhaltsverzeichnis auftauchen (beispielsweise die Überschrift „Inhaltsverzeichnis“ oder die „Eidesstattliche Erklärung“). Wie das geht, wird in diesem Video erklärt:
Zum Video "Überschrift nicht im Verzeichnis"

Seitenzahlen
Was sind Seitenumbrüche und warum sollte ich mit ihnen arbeiten?

Seitenumbrüche sind eine sehr nützliche Funktion von Word. Was sie bewirken und wie man sie einfügt, wird in diesem Video erläutert:
Zum Video "Seitenumbrüche einfügen"

Wie füge ich Seitenzahlen ein?

Wie Seitenzahlen in ein Word Dokument eingefügt werden können, wird in diesem Video erklärt:
Zum Video "Seitenzahlen einfügen"

Wie ändere ich das Format der Seitenzahl?

Sollen beispielsweise statt arabischen Zahlen römische verwendet werden, muss das Format der Seitenzahl angepasst werden. Wie das geht, wird hier erklärt:
Zum Video "Format der Seitenzahlen verändern"

Zählt das Deckblatt bei den Seitenzahlen mit?

Laut der DIN 5008 „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“ werden alle Seiten gezählt, beginnend mit dem Titelblatt als Seite 1. Das Titelblatt erhält jedoch keine Nummerierung. Wie man einstellt, dass das Deckblatt keine Seitenzahl erhält, wird in diesem Video erklärt:
Zum Video "keine Seitenzahl auf der ersten Seite"

Keine Seitenzahl auf der ersten Seite - wie geht das?

In der Registerkarte KOPF- und FUßZEILENTOOLS Entwurf kann man einstellen, dass die erste Seite eines Abschnitts keine Seitenzahl erhält. Dies wird in diesem Video genauer erklärt:
Zum Video "keine Seitenzahl auf der ersten Seite"

Wie erscheint auf mehreren Seiten keine Seitenzahl?

Dazu werden Abschnittsumbrüche benötigt. Wie diese eingerichtet werden, wird in folgendem Video erklärt:
Zum Video "Abschnittsumbrüche einfügen"

Wie füge ich Abschnittsumbrüche ein?

In diesem Video wird erläutert, wie Abschnittsumbrüche eingefügt werden können:

Zum Video "Abschnittsumbrüche einfügen"

Wechselnde Seitenzahlen (bspw. römische und arabische Zahlen), wie kriege ich das hin?

Häufig wird gefordert, die Bestandteile des Dokuments verschieden zu nummerieren. Beispielsweise soll der Haupttext arabisch nummeriert werden, während der Vortext (Inhaltsverzeichnis, Abstract, Abbildungsverzeichnis, …) römisch nummeriert werden soll.
Dazu werden Abschnittsumbrüche benötigt. Wie diese eingerichtet werden und wie eine unterschiedliche Seitennummerierung eingestellt werden kann, wird in diesen Videos erklärt:
Zum Video "Abschnittsumbrüche einfügen"
Zum Video "unterschiedliche Seitennummerierung einfügen"

Warum kann ich meine Kopf- bzw. Fußzeile nicht unabhängig voneinander bearbeiten?

Um Kopf- und Fußzeilen unabhängig voneinander bearbeiten zu können, benötigt man einen Abschnittsumbruch. Hat man diesen eingefügt, muss in der Registerkarte Kopf- und Fußzeilen-Tools die Schaltfläche „mit vorheriger verknüpfen“ deaktiviert werden. Erst dann kann man die Kopf- und Fußzeilen der beiden Abschnitte unabhängig voneinander bearbeiten. Detaillierter wird dies in diesem Video erklärt:

Zum Video "Abschnittsumbrüche einfügen"

Warum gibt es überhaupt so häufig die Praxis, römische und arabische Seitenzahlen in einem Dokument zu verwenden?

Vor dem Zeitalter des Computers wurden Texte noch mit Schreibmaschine geschrieben. Auf diese Weise war es jedoch sehr schwer abzuschätzen, wie viele Seiten die Verzeichnisse in Anspruch nehmen würden, da sie erst am Ende geschrieben wurden. Man löste das Problem, indem der Haupttext mit der arabischen Zahl 1 begonnen wurde und die römischen Zahlen für die Verzeichnisse verwendet wurden, da sie so keinen Einfluss auf die Seitenzahlen des Haupttextes hatten. Heutzutage ist es eigentlich nicht mehr nötig, eine unterschiedliche Nummerierung, wie auch häufig beim Anhang, einzufügen, da es in Textverarbeitungsprogrammen kein Problem ist, zusätzliche Seiten einzufügen. Dennoch wird es häufig explizit gefordert.

Wie weise ich dem Anhang eigene Seitenzahlen zu?

Soll der Nachtext eigene Seitenzahlen erhalten, müssen dazu Abschnittsumbrüche eingerichtet werden. Wie das geht, wird in diesem Video erklärt:

Zum Video "römische Seitenzahlen im Nachtext"
 
Ein Tipp zu den Seitenzahlen des Anhangs: Bei sehr langen Anhängen sind römische Seitenzahlen nicht unbedingt empfehlenswert, da die Zahlen schwer zu lesen sind, je größer sie werden.

Wie füge ich am besten einen sehr langen Anhang in ein Word-Dokument ein?

Ist ein sehr langer bzw. großer Anhang mit der Arbeit verknüpft, sollte dies mit dem Dozenten bzw. der Dozentin abgesprochen werden. Muss der Anhang (meistens bestehend aus Fragebögen, Material aus Exceldateien oder PDFs) unbedingt in die Word-Datei eingefügt werden? Oder kann er separat ausgedruckt oder digital abgegeben werden?

Wenn viele Tabellen, Abbildungen und Texte umständlich und in mühevoller Arbeit in das Hauptdokument gepackt werden, und dabei verkleinert, gedreht und auf sonstige Weise angepasst werden müssen, sollte man an dieser Stelle die Lesbarkeit dieser eingefügten Inhalte hinterfragen. Sollte eine separat ausgedruckte Datei oder ein Stick mit den Dateien die Nachvollziehbarkeit der Inhalte mehr unterstützen als die in das Hauptdokument eingefügten Seiten, ist dies für den Leser oder die Leserin viel vorteilhafter und erspart einiges an Formatierungsarbeit.

Abbildungen
Wie füge ich Abbildungen ein?

Das Einfügen von Abbildungen in Word wird in diesem Video erklärt:

Zum Video "Abbildungen einfügen"

Wie kann ich eine Abbildung formatieren?

Das Formatieren von Abbildungen wird in diesem Video erklärt:

Zum Video "Abbildungen formatieren"

Der Text bricht sich ungünstig um meine Abbildung bzw. verrutscht die Abbildung innerhalb des Textes. Was kann man da machen?

In diesem Video wird erklärt, wie man die Position im Text verändern kann:

Zum Video "Abbildungen formatieren"

Wie beschrifte ich Abbildungen?

Das automatische Beschriften von Abbildungen hat mehrere Vorteile: Word zählt die Abbildungen selbstständig durch und kann aus den Beschriftungen ein Abbildungsverzeichnis erstellen. Wie Abbildungen beschriftet werden, wird in diesem Video erklärt:

Zum Video "Abbildungen beschriften"

Wie füge ich ein Abbildungsverzeichnis ein?

Damit Word automatisch ein Abbildungsverzeichnis erstellen kann, muss vorher mit der Formatvorlage Beschriftung gearbeitet worden sein. Damit sollten die Abbildungen im Text beschriftet worden sein. Wie das geht wird in diesem Video erklärt:

Zum Video "Abbildungen beschriften"

Das Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses wird in diesem Video erklärt:

Zum Video "Abbildungsverzeichnis erstellen"

Wie ändere ich das Aussehen des Abbildungsverzeichnisses?

Das Abbildungsverzeichnis wird aus einer Formatvorlage heraus erstellt. Wie man diese bearbeiten kann, wird in diesem Video erklärt:

Zum Video "Abbildungsverzeichnis formatieren"

Im Abbildungsverzeichnis geht ein Titel einer Abbildung über mehrere Zeilen und steht ab der zweiten Zeile nicht bündig unter der ersten, wie ändere ich das?

Auf diese Frage wird in diesem Video eingegangen:

Zum Video "Abbildungsverzeichnis formatieren"

Im Abbildungsverzeichnis ragt der Titel einer Abbildung bis rechts in die Seitenzahlen hinein, wie ändere ich das?

Auf diese Frage wird in diesem Video eingegangen:

Zum Video "Abbildungsverzeichnis formatieren"

Tabellen
Wie füge ich eine Tabelle ein?

Word bietet verschiedene Möglichkeiten, Tabellen einzufügen. In diesem Video werden sie gezeigt:

Zum Video "Tabellen einfügen"

Wie füge ich eine Tabelle aus einem anderen Dokument ein?

Auf diese Frage wird in diesem Video eingegangen:

Zum Video "Tabellen einfügen"

Wie formatiere ich eine Tabelle?

Das Formatieren von Tabellen wird in diesem Video gezeigt:

Zum Video "Tabellen formatieren"

Wie beschrifte ich eine Tabelle?

Um automatisch ein Tabellenverzeichnis zu erstellen, sollten die Tabellen beschriftet sein. Wie das geht, wird hier gezeigt:

Zum Video "Tabellen beschriften"

Wie füge ich ein Tabellenverzeichnis ein?

Um ein automatisch erstelltes Tabellenverzeichnis einzufügen, müssen die Tabellen beschriftet sein. Wie das geht, wird im folgenden Video erklärt:

Zum Video "Tabellen beschriften"

Nachdem die Tabellen beschriftet wurden, kann ein Tabellenverzeichnis generiert werden:

Zum Video "Tabellenverzeichnis einfügen"

Wie ändere ich das Aussehen des Tabellenverzeichnisses?

Für das Erstellen des Tabellenverzeichnisses verwendet Word die gleiche Formatvorlage wie für das Abbildungsverzeichnis. Das bedeutet, dass sich Änderungen der Formatvorlage auf beide Verzeichnisse auswirken. Da Einheitlichkeit jedoch bei einer wissenschaftlichen Arbeit nie verkehrt ist, ist das also ein Pluspunkt.
Wie die Formatvorlage "Abbildungsverzeichnis" geändert werden kann, wird in diesem Video erklärt:

Zum Video "Abbildungsverzeichnis formatieren"

Verschiedenes & Nützliches
Wie füge ich Fußnoten ein?

Für Fußnoten hat Word eine gute Funktion. Wie diese eingefügt werden können, wird in diesem Video erklärt

Zum Video "Fußnoten einfügen"

Wie kann ich Fußnoten formatieren?

In den Fußnoten soll der Text bündig untereinanderstehen? Die zweite Zeile soll nicht unter den Ziffern der Fußnoten stehen?

In diesem Video wird erklärt, wie diese und weitere Einstellungen für die Fußnoten vorgenommen werden können:

Zum Video "Fußnoten formatieren"

Lange URLs werden ungünstig über mehrere Zeilen gebrochen - was kann ich dagegen tun?

Word trennt lange URLs nur bei Punkten oder Bindestriche, nicht aber bei Schrägstrichen. Wie man trotzdem eine lesbare URL über mehrere Zeilen erreichen kann, wird in diesem Video gezeigt:

Zum Video "Bearbeiten langer URLs"

Die Kapitelüberschrift soll auch in der Kopfzeile stehen - wie geht das?

Um die jeweils aktuelle Kapitelüberschrift in der Kopfzeile zu wiederholen, kann die Feldfunktion StyleRef genutzt werden. Wie das funktioniert, wird im folgenden Video erklärt:

Zum Video "Überschriften in Kopfzeile wiederholen"

Querverweise - was verbirgt sich hinter dieser hilfreichen Funktion?

In Word kann man automatisch auf Kapitel, Abbildungen, Tabellen und noch vieles mehr verweisen - z. B. "wie in Abbildung 3" zu sehen ist oder "wie in Kapitel 3.2 erläutert wurde". Wie das geht, zeigt dieses Video:

Zum Video "Querverweise"

Korrektur lesen lassen - welche Funktion bietet sich dafür an?

Wenn man sein Dokument Korrektur lesen lässt oder mit anderen gemeinsam an einem Dokument schreibt, ist die Funktion "Änderungen nachverfolgen" sehr hilfreich. Das folgende Video zeigt, wie man die Funktion nutzen kann:

Zum Video "Änderungen nachverfolgen"

Wie verhindere ich den Zeilenumbruch zwischen Wörtern, die ich nicht voneinander trennen möchte?

Durch geschützte Leerzeichen und Bindestriche kann man verhindern, dass Word Satzteile nicht voneinander trennt. Beispielsweise können so Namen oder Bezeichnungen, die durch ein Leerzeichen normalerweise am Ende einer Zeile getrennt werden, zusammengehalten werden. Wie das geht, wird in diesem Video erklärt:

Zum Video "geschützte Leerzeichen und Bindestriche"

Wie kann ich Wörter u.ä. im Dokument suchen und ersetzen?

Möchte man nach bestimmten Wörtern im Dokument suchen und sie beispielsweise durch eine andere Schreibweise ersetzen lassen, bietet sich die Funktion "Suchen und Ersetzen" an. Diese kann auch sehr hilfreich sein, wenn man doppelte Leerzeichen im Dokument entfernen möchte:

Zum Video "Suchen und Ersetzen"