Die Übertragung der Daten innerhalb von Webex-Konferenzen erfolgt immer verschlüsselt. Eine komplette Ende-zu-Ende Verschlüsselung kann beim Einrichten eines Meetings durch Auswahl des Meeting-Typs "Webex Meetings FHBI Secured Pro Meeting" erzwungen werden (Hinweis: Erst ab 01.06.2020 nutzbar). Beachten Sie bitte, das in einem Meeting mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung manche Funktion im Meeting nicht zur Verfügung stehen.

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Um unerwünschte Teilnehmer in Ihren Webex-Meetings zu vermeiden und Ihre Meetings abzusichern, empfehlen wir folgende Einstellungen:

• Nutzung Sie zum Einlass der Teilnehmer die Lobby-Funktion (derzeit nur im persönlichen Meeting-Raum)
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• Geben Sie Meeting-Passwörter nur an die Teilnehmenden weiter, die Sie benötigen. Versenden Sie die Zugangsdaten inkl. Meeting-Passwort nur in Ausnahmefällen per E-Mail. Hinterlegen Sie für Lehrveranstaltungen die Zugangsdaten im ILIAS-Kursraum. Verlangen Sie, dass die Eingeladenen ihre Einladung nicht weiterleiten, insbesondere nicht bei vertraulichen Meetings.

• Verwenden der Funktion „Ton beim Eintreten und Verlassen“ oder „Name bekannt geben“
  Mit dieser Funktion wird verhindert, dass jemand dem Audioteil Ihres Meetings ohne Ihr Wissen beitritt. Diese Funktion ist standardmäßig für Webex-Meetings und Webex-Schulungen aktiviert.

• Beschränken verfügbarer Funktionen
  Begrenzen Sie die verfügbaren Funktionen wie Chat und Audio, wenn Sie Teilnehmern gestatten, dem Meeting vor dem Gastgeber beizutreten.

• Zuweisen eines alternativen Gastgebers
  Weisen Sie einen alternativen Gastgeber zu, der das Meeting starten und steuern kann. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass Meetings sicherer sind, indem die Möglichkeit ausgeschlossen wird, dass der Gastgeberrolle einem unerwarteten oder nicht autorisierten Teilnehmer zugewiesen wird, falls Sie versehentlich Ihre Verbindung zum Meeting verlieren.

• Freigeben der Anwendung statt des Bildschirms
  Geben Sie nur die benötigten Anwendungen (z.B. Powerpoint) frei und nicht Ihren kompletten Bildschirm. Damit können Sie verhindern, dass auf Ihrem Bildschirm vertrauliche Informationen eingesehen werden.

Cisco Webex bietet die Möglichkeit der lokalen Aufzeichnung während eines Meetings. Es werden alle Personen, Gespräche und geteilten Bildschirme mit aufgezeichnet, dafür muss ausdrücklich das Einverständnis der betroffenen Teilnehmenden eingeholt werden. Weitere Infos finden Sie links in der Downloadbox im Dokument Hilfedokument für Lehrende – Erforderlichkeit von Einwilligungen bei Aufzeichnung

Um Webex-Meetings durchführen zu können, ist eine Aktivierung Ihre persönlichen Webex-Kontos über die Benutzerverwaltung notwendig. Die Anmeldung bei Webex erfolgt über das sog. SAML-Verfahren über die Hochschule, damit ist sichergestellt, dass nur Angehörige der Hochschule Webex nutzen können und kein separates Passwort für Webex notwendig ist. Meeting-Teilnehmer benötigen keine Registrierung.

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Sollten Sie bereits einen kostenlosen Cisco Webex oder Cisco Teams Account besitzen, löschen Sie diesen bitte zuvor oder ändern Sie die damit verknüpfte E-Mail-Adresse auf ein privates Konto ab.
Da die kostenlosen Konten auf Servern außerhalb der EU verwaltet werden, kann Ihr Konto nicht migriert werden. Führen Sie nach der Änderung die Aktivierung Ihres persönlichen Kontos durch.

Sie benötigen einen Computer mit Windows, macOS, Linux oder ein Mobilgerät mit Android, iOS oder Blackberry System.

Ihr Gerät muss Ton erfassen können, entweder über ein integriertes oder ein externes Mikrofon, zum Beispiel ein Headset. Wenn Sie mit einem externen Mikrofon arbeiten wollen, benötigen Sie geeignete Kopfhörer. Besonders empfehlenswert sind hier geschlossene Kopfhörer, da diese verhindern, dass Rückkopplungen entstehen. Beachten Sie, dass eine gute Audioqualität wichtig für ein angenehmes Meeting ist. Wenn Sie häufig Videokonferenzen nutzen wollen, ist die Investition in eine hochwertige Mikrofonlösung sinnvoll. Sie können an einem Webex- Meeting alternativ auch telefonisch teilnehmen, wenn der Veranstalter dies vorsieht.

Eine Kamera ist sinnvoll, um mehr Nähe und Persönlichkeit im virtuellen Raum zu schaffen. Hier können Sie mit der in Ihrem Gerät integrierten Kamera oder mit externen Kameras wie Webcams oder hochwertigen Videokameras arbeiten. Für letztere benötigen Sie allerdings noch eine Hardware-Erweiterung für Ihren Computer, um die Signale der Videokamera aufzeichnen zu können (meist „Capture Device“ oder „Videointerface“ genannt). Bei Fragen dazu setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung.

Um selbst ein Webex-Meeting, ein Webx Training oder ein Webex Event veranstalten zu können oder Webex Teams zu nutzen, benötigen Sie ein persönliches Konto bei Webex. Zur Teilnehme an Webex Meetings, Trainings oder Events ist kein persönliches Konto notwendig. Teilnehmer*innen werden über einen Link per E-Mail über einen ILIAS-Lernraum eingeladen.

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Webex ist ein Kollaborationstool, welches eine Kommunikation (Chat, Telefonie, auch mit Video) mit anderen Personen oder in Gruppen sowie gemeinsames Arbeiten an Dateien ermöglicht. Die Nutzung ist über den Browser, eine Desktop-Anwendung oder über eine App auf Ihrem Mobilgerät unter Android und iOS möglich. Wenn Sie sich bereits für Webex Meetings  registriert haben (s. Registrierung bei Cisco Webex), können Sie Webex Teams im Browser oder nach der Installation der Anwendung, bzw. der App direkt verwenden.

Die Adresse für die Nutzung mittels Browser lautet: https://teams.webex.com/

Auf von der DVZ verwalteten Geräten können Sie die Desktop-Anwendung von Webex Teams über die Self-Service-Funktionalitäten selbst installieren, Infos dazu finden Sie hier: Nutzung der Self-Service-Anwendungen auf verwalteten Geräten,  der Name der Self-Service Anwendung lautet "Installation Webex Teams"

Verwalten Sie Ihr Gerät selbst oder möchten Sie Webex Teams auf Ihrem privatem Gerät installieren, können Sie die Desktop-Anwendung direkt von der Hersteller-Website herunterladen: www.webex.com/downloads.html

Eine Einführung und die Erläuterung der nutzbaren Funktionalitäten finden Sie direkt auf der Herstellerwebsite: Willkommen bei Webex

In Webex können Sie mit allen Angehörigen der Hochschule kommunizieren, die sich für die Nutzung von Webex registriert haben. Die Kommunikation mit Externen, also Personen, die nicht der Hochschule angehören, können sich einen kostenlosen freien Webex- Account direkt beim Hersteller erstellen. Infos dazu finden Sie hier: www.webex.com/de/team-collaboration.html

Auf der Herstellerseite finden Sie weiterführende Dokumentationen zur Nutzung von Cisco Webex, wir empfehlen insbesondere folgende Hinweise:

• Webex personalisieren
• Arbeiten in Bereichen und Teams
• Benachrichtigungen verwalten