Die Übertragung der Daten innerhalb von Webex-Konferenzen erfolgt immer verschlüsselt. Eine komplette Ende-zu-Ende Verschlüsselung kann beim Einrichten eines Meetings durch Auswahl des Meeting-Typs "Webex Meetings FHBI Secured Pro Meeting" erzwungen werden (Hinweis: Erst ab 01.06.2020 nutzbar). Beachten Sie bitte, das in einem Meeting mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung manche Funktion im Meeting nicht zur Verfügung stehen.

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Um unerwünschte Teilnehmer in Ihren Webex-Meetings zu vermeiden und Ihre Meetings abzusichern, empfehlen wir folgende Einstellungen:

• Nutzung Sie zum Einlass der Teilnehmer die Lobby-Funktion (derzeit nur im persönlichen Meeting-Raum)
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• Geben Sie Meeting-Passwörter nur an die Teilnehmenden weiter, die Sie benötigen. Versenden Sie die Zugangsdaten inkl. Meeting-Passwort nur in Ausnahmefällen per E-Mail. Hinterlegen Sie für Lehrveranstaltungen die Zugangsdaten im ILIAS-Kursraum. Verlangen Sie, dass die Eingeladenen ihre Einladung nicht weiterleiten, insbesondere nicht bei vertraulichen Meetings.

• Verwenden der Funktion „Ton beim Eintreten und Verlassen“ oder „Name bekannt geben“
  Mit dieser Funktion wird verhindert, dass jemand dem Audioteil Ihres Meetings ohne Ihr Wissen beitritt. Diese Funktion ist standardmäßig für Webex-Meetings und Webex-Schulungen aktiviert.

• Beschränken verfügbarer Funktionen
  Begrenzen Sie die verfügbaren Funktionen wie Chat und Audio, wenn Sie Teilnehmern gestatten, dem Meeting vor dem Gastgeber beizutreten.

• Zuweisen eines alternativen Gastgebers
  Weisen Sie einen alternativen Gastgeber zu, der das Meeting starten und steuern kann. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass Meetings sicherer sind, indem die Möglichkeit ausgeschlossen wird, dass der Gastgeberrolle einem unerwarteten oder nicht autorisierten Teilnehmer zugewiesen wird, falls Sie versehentlich Ihre Verbindung zum Meeting verlieren.

• Freigeben der Anwendung statt des Bildschirms
  Geben Sie nur die benötigten Anwendungen (z.B. Powerpoint) frei und nicht Ihren kompletten Bildschirm. Damit können Sie verhindern, dass auf Ihrem Bildschirm vertrauliche Informationen eingesehen werden.

Cisco Webex bietet die Möglichkeit der lokalen Aufzeichnung während eines Meetings. Es werden alle Personen, Gespräche und geteilten Bildschirme mit aufgezeichnet, dafür muss ausdrücklich das Einverständnis der betroffenen Teilnehmenden eingeholt werden. Weitere Infos finden Sie links in der Downloadbox im Dokument Hilfedokument für Lehrende – Erforderlichkeit von Einwilligungen bei Aufzeichnung

Um Webex-Meetings durchführen zu können, ist eine Aktivierung Ihre persönlichen Webex-Kontos über die Benutzerverwaltung notwendig. Die Anmeldung bei Webex erfolgt über das sog. SAML-Verfahren über die Hochschule, damit ist sichergestellt, dass nur Angehörige der Hochschule Webex nutzen können und kein separates Passwort für Webex notwendig ist. Meeting-Teilnehmer benötigen keine Registrierung.

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Sollten Sie bereits einen kostenlosen Cisco Webex oder Cisco Teams Account besitzen, löschen Sie diesen bitte zuvor oder ändern Sie die damit verknüpfte E-Mail-Adresse auf ein privates Konto ab.
Da die kostenlosen Konten auf Servern außerhalb der EU verwaltet werden, kann Ihr Konto nicht migriert werden. Führen Sie nach der Änderung die Aktivierung Ihres persönlichen Kontos durch.

Sie benötigen einen Computer mit Windows, macOS, Linux oder ein Mobilgerät mit Android, iOS oder Blackberry System.

Ihr Gerät muss Ton erfassen können, entweder über ein integriertes oder ein externes Mikrofon, zum Beispiel ein Headset. Wenn Sie mit einem externen Mikrofon arbeiten wollen, benötigen Sie geeignete Kopfhörer. Besonders empfehlenswert sind hier geschlossene Kopfhörer, da diese verhindern, dass Rückkopplungen entstehen. Beachten Sie, dass eine gute Audioqualität wichtig für ein angenehmes Meeting ist. Wenn Sie häufig Videokonferenzen nutzen wollen, ist die Investition in eine hochwertige Mikrofonlösung sinnvoll. Sie können an einem Webex- Meeting alternativ auch telefonisch teilnehmen, wenn der Veranstalter dies vorsieht.

Eine Kamera ist sinnvoll, um mehr Nähe und Persönlichkeit im virtuellen Raum zu schaffen. Hier können Sie mit der in Ihrem Gerät integrierten Kamera oder mit externen Kameras wie Webcams oder hochwertigen Videokameras arbeiten. Für letztere benötigen Sie allerdings noch eine Hardware-Erweiterung für Ihren Computer, um die Signale der Videokamera aufzeichnen zu können (meist „Capture Device“ oder „Videointerface“ genannt). Bei Fragen dazu setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung.

Um selbst ein Webex-Meeting, ein Webx Training oder ein Webex Event veranstalten zu können oder Webex Teams zu nutzen, benötigen Sie ein persönliches Konto bei Webex. Zur Teilnehme an Webex Meetings, Trainings oder Events ist kein persönliches Konto notwendig. Teilnehmer*innen werden über einen Link per E-Mail über einen ILIAS-Lernraum eingeladen.

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Prüfen Sie vor dem Start Ihrer Videkonferenz, ob das angeschlossenen Audio- (Mikrofon, Lautsprecher, ggf. Headset) und Videogeräte wie erwartet funktionieren. Ein Test der Gerät ist über den Beitritt zu einem Test-Meeting möglich.

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Sorgen Sie für einen ruhigen Raum ohne Störgeräusche. Schließen Sie Fenster und Türen und bringen Sie ggf. ein Schild an Ihrer Tür an, welches auf Ihre Aufnahme hinweist. Gerade wenn Sie Kopfhörer tragen, werden Sie schnell bemerken, dass z. B. das Abstellen von Gegenständen auf Ihrem Arbeitstisch auffällige Störgeräusche verursacht. Hören Sie genau hin und versuchen Sie so viele Störquellen in Ihrem Raum zu vermindern, wie es für Sie sinnvoll erscheint. Denken Sie auch an weitere Geräte, die ggf. zu bestimmten Zeiten ungewünschte akustische Signale abgeben könnten, und schalten Sie nicht benötigte Telefone oder Türklingeln ggf. stumm.

Leuchten Sie Ihr Gesicht mit einer, besser zwei Lichtquellen gut aus und sorgen Sie am besten für einen neutralen, unauffälligen Hintergrund oder gestalten diesen ganz bewusst so, wie Sie es wünschen. Auch Ihr Bildschirmhintergrund und alle Dateien und Ordner, die sich auf Ihrem virtuellen Schreibtisch befinden, werden ggf. während Ihres Meetings übertragen. Gestalten Sie auch diese „Bühne“ mit Bedacht. Beachten Sie bitte, dass die Nutzug von virtuellen Hintergründen derzeit nur in der App für iPhone und IPad möglich ist.

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Da Ihr Computer während einer Webex-Videokonferenz einige rechenintensive Prozesse für die Videoübertragung im Hintergrund ausführen muss und dafür viel Energie benötigt, sollten Sie ein Netzteil verwenden, wenn Sie mit einem Laptop arbeiten wollen. Außerdem ist eine stabile und ausreichend schnelle Internetverbindung notwendig. An Ihrem Computer sollten Sie alle Anwendungen schließen, die Sie für Ihre Präsentation nicht benötigen. Schalten Sie auch unwichtige Hintergrundprozesse wie automatische Datensicherungen, automatische Updates, Funktionen zum Stromsparen, Bildschirmschoner oder automatisierte Ruhezustände aus. Beenden Sie ebenfalls Anwendungen, die während des Meetings Bildschirmnachrichten senden, wie z.B. andere Kommunikationsprogramme, wie E-Mail-Clients.

Nachdem Sie Ihr persönliches Webex-Konto aktiviert und ein Testmeeting durchgeführt haben (s.Voraussetzungen für die Nutzung von Webex), können Sie Ihr Webex Meeting einrichten. Im Folgenden zeigen wir Ihnen ein Einrichtungsbeispiel via Browser.

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Wir empfehlen, die Einladungen  an Ihre Kursteilnehmenden in Ihrem ILIAS-Kursraum bereitzustellen. Ergänzen Sie Ihre Einladung um den Hinweis, dass es sich um einen geschlossenen Teilnehmerkreis handelt und die Weitergabe der Zugangsdaten oder der dort gezeigten Dokumente an nichtteilnehmende Dritte unzulässig ist. Da Ihr ILIAS-Kurs entweder passwortgeschützt ist oder über ein Kursbeitrittsverfahren mit Zugangskontrolle verfügt, darf dieser Schutz als ausreichend angesehen werden, um unbefugte Teilnehmende auszuschließen. Beachten Sie auch die Hinweiese zum Absichern von Webex Meetings.

Nachdem Sie das Meeting geplant und alle Einstellungen getroffen haben (s. Planen von Meetings per Browser), können Sie Ihr Meeting über den Button "Meeting starten" starten.

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Sie können in Webex Meetings mit den Teilnehmenden auf unterschiedliche Arten kommunizieren:

• per Video/Audio
• per Chat

Zusätzlich können Sie recht einfach Umfragen unter den Teilnehmenden durchführen.

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