FH Bielefeld
University of
Applied Sciences

Zoom-Logo

Die Datenverarbeitungszentrale hat mit dem Anbieter Zoom Video Communications Inc. ein hochschulweites Abonnement für die Nutzung des Produkts Zoom Meetings abgeschlossen, welches bis zum 31.03.2021 die Nutzung für alle Hochschulangehörigen (Lehrende, Beschäftigte und Studierende) erlaubt. Mit Zoom Meetings können Videokonferenzen mit vielen nützlichen Funktionen wie Bildschirmfreigaben, Whiteboard und Chat durchgeführt werden. Zoom eignet sich aufgrund der einfachen Bedienung gut für die Durchführung von Veranstaltungen in der Lehre. Auch Lerngruppen oder Besprechungen können mittels Zoom organisiert und durchgeführt werden. Die Vorteile der Hochschullizenz gegenüber der kostenfreien Basic-Lizenz sind u.a.:

  • Durchführung von Meetings mit bis zu 300 Teilnehmern
  • Keine Zeitbegrenzung für Meetings
  • Zusätzliche Funktionen gegenüber der Basislizenz

Weitere Informationen zu den Funktionalitäten der Hochschullizenz finden Sie unter zoom.us/de-de/education.html.

Zur Durchführung von Zoom Meetings ist die einmalige Registrierung mit der E-Mail-Adresse der Hochschule, die Angabe des Vor- und Nachnamens sowie die Vergabe eines individuellen Kennworts notwendig, danach kann der volle Funktionsumfang sofort genutzt werden. Details finden Sie unter der Kategorie Registrierung und Einrichtung.

Teilnehmer an Zoom-Meetings benötigen keine Registrierung, die Teilnahme an Meetings erfolgt über vom Veranstalter versendete Einladungen oder eine Veröffentlichung eines Links zum Meeting-Raum in ILIAS.

Die inhaltliche Unterstützung von Zoom zur Nutzung in Veranstaltungen erfolgt durch die Teams von KeepTeaching. Fragen zur Technik beantwortet der IT-ServiceDesk.

Beachten Sie außerdem, dass eine Campuslizenz zwischen der Fachochschule Bielefeld und Zoom zur Folge hat, dass die Fachhochschule Bielefeld für die Datenverarbeitung und Informationspflicht verantwortlich ist - die Datenschutzhinweise finden Sie in der Downloadbox links auf dieser Seite.

 

Was ist Zoom?
Was kann Zoom?

Zoom Meetings ist ein Videokonferenzdienst, der genutzt wird, damit viele Leute per Videochat kommunizieren können. Dabei ist es möglich, dass alle Leute gleichberechtigt miteinander sprechen oder dass eine Person vorträgt und die anderen nur zuhören können. Zoom bietet zudem viele weitere Funktionen wie Chats, Dokumentfreigabe, Bildschirmfreigabe und mehr.

Was ist ein Host?

Ein Host ist die Person, die das Zoom-Meeting anlegt und eröffnet. Der Host hat die Kontrolle über alle Funktionen im Meetingraum, kann diese aber auch an andere Leute im Raum (teilweise) abgeben. Es können auch mehrere Personen als Hosts für ein Meeting festgelegt werden.

Was ist ein*e Teilnehmer*in?

Teilnehmer*innen nehmen an einem Zoom-Meeting teil, das sie nicht selbst angelegt und eröffnet haben. Sie haben standardmäßig weniger Möglichkeiten und Rechte im Meetingraum als der Host. Sie können aber auch selbst zu Hosts erklärt werden.

Informationen zu Datenschutz und IT-Sicherheit
Hinweise zu Zoom in den Medien bzgl. Datenschutz

Der Videokonferenzdienst Zoom Meetings steht durch die stark wachsende Popularität von Zoom in Folge der Covid-19-Pandemie aktuell mehr im Fokus der Medien und von Datenschutz- und Datensicherheitsdiskussionen als jeder andere Dienstleister für Web- und Videokonferenzlösungen. Neben generell in jeder Software existierenden Problematiken (z.B. Missbrauch öffentlich gemachter Inhalte), wird auch zu Recht geäußerte Kritik an konkreten Sicherheitslücken laut. Zoom ist dies bewusst, und wo das Unternehmen in der Vergangenheit zu langsam auf Kritik reagierte, wird aktuell schneller bei akuten Problemen nachgebessert (siehe nachfolgende Details zu einzelnen Meldungen).

Zoom ist weiterhin in datenschutzrechtlich zulässiger Weise nutzbar, das Unternehmen reagiert schnell und gezielt auf bekannt werdende Probleme. Zoom hat am 01. April ein ausführliches Statement betreffend Datenschutz- und Sicherheitsmeldungen veröffentlicht:

https://blog.zoom.us/wordpress/2020/04/01/a-message-to-our-users/

 

Nutzung des Facebook SDKs in der iOS-App

Mitte/Ende März 2020 haben sich Medienberichte gehäuft, dass die iOS-App von Zoom das "Facebook SDK" nutzt und somit Gerätedaten an Facebook übermittelt - da Zoom nicht darüber aufgeklärt hat, ist dies eine unrechtmäßige Datenübermittlung. Zoom hat das Facebook SDK in der neuesten Version der iOS-App entfernt. Bitte aktualisieren Sie die Zoom-App auf Ihrem iOS-Gerät umgehend, falls noch nicht geschehen

Aktuell findet keine Übermittlung von Daten an Facebook über die Zoom-Apps statt, zusätzlich ist die Anmeldung über Facebook (ebenso wie für Google) für Konten der FH Bielefeld deaktiviert.

Hacken von Zoom-Meetings und Zoom-Bombing

Medienberichten zufolge ist es möglich, in Zoom-Meetings einzudringen und beispielsweise rechtswidrige oder pornographische Inhalte an alle Meeting-Teilnehmer*innen zu verbreiten.

Viele Berichte erwähnen fairerweise, dass es sich bei den "gehackten" Zoom-Meetings um Meetings handelt, die nicht als privat konfiguriert waren und deren Link öffentlich verfügbar gemacht wurde (entweder beabsichtigt oder durch Meeting-Teilnehmer*innen). Zoom bietet viele unterschiedliche Möglichkeiten, um Zoom-Meetings abzusichern (z.B. Warteraum, Passwort, Sperrung, Zugang nur für registrierte Nutzer*innen).

Als Reaktion auf die Kritik hat Zoom die Option "Warteraum aktivieren" für alle Zoom-Nutzer*innen zur Standardeinstellung gemacht. So müssen Hosts neue Teilnehmer*innen erst per Klick in das Meeting lassen und können somit kontrollieren, wer zu welchem Zeitpunkt das Meeting betritt. Diese Option ist auch für @fh-bielefeld.de-Konten standardmäßig aktiviert.

Weiterhin hat Zoom die Standardeinstellung für "Bildschirm freigeben" für Education-Konten auf "Nur Host" (Veranstalter) geändert. Hosts können trotzdem die Bildschirmfreigabe für Teilnehmer*innen während des Meetings aktivieren.

Aufzeichnung von Meetings

Zoom Meetings können über die App aufgezeichnet und lokal auf dem Computer oder in der Zoom-Cloud gespeichert werden. Die Möglichkeit zur automatisierten Aufzeichnung wurde deaktiviert, da alle Personen, Gespräche und geteilten Bildschirme mit aufgezeichnet werden und dafür ausdrücklich das Einverständnis der betroffenen Teilnehmenden eingeholt werden muss.

Aufmerksamkeitsüberwachung

Während eines Zoom-Meetings konnten Hosts (Veranstalter des Meetings) überwachen, ob sich die teilnehmer weiter im Meeting befinden oder ein anderes Fenster, bzw. eine ander App aktiv nutzen. Beim Überschreiten eines Schwellwertes konnten Hosts eine Benachrichtigung erhalten, wenn Teilnehmer dem Meeting für eine bestimmte Zeit nicht mehr folgen. Diese Funktion wurde für alle Hosts deaktiviert.

Verschlüsselung

Audio- und Videostreams werden einfach verschlüsselt. Für den Chat ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktiviert, womit Dritte keinen Zugang zu dessen Inhalten haben. Dennoch sollten hier keine personenbezogenen Details oder andere sensible Daten preisgegeben werden.

Registrierung und Einrichtung
Registrierung bei Zoom

Um Zoom-Meetings durchführen zu können, ist eine Registrierung bei Zoom mit der E-Mail-Adresse der Hochschule notwendig. Meeting-Teilnehmer benötigen keine Registrierung.

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Änderung der Lizenz bei bestehendem Zoom-Konto

Sollten Sie den Videkonferenzdienst Zoom bereits verwenden und eine kostenfreie Basis-Lizenz verwenden, können Sie diese in eine Lizenz der Hochschule umwandeln.

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Voraussetzungen für die Nutzung von Zoom Meetings
Betriebssystem

Sie benötigen einen Computer mit Windows, macOS, Linux oder ein Mobilgerät mit Android, iOS oder Blackberry System.

Mikrofon

Ihr Gerät muss Ton erfassen können, entweder über ein integriertes oder ein externes Mikrofon, zum Beispiel ein Headset. Wenn Sie mit einem externen Mikrofon arbeiten wollen, benötigen Sie geeignete Kopfhörer. Besonders empfehlenswert sind hier geschlossene Kopfhörer, da diese verhindern, dass Rückkopplungen entstehen. Beachten Sie, dass eine gute Audioqualität wichtig für ein angenehmes Meeting ist. Wenn Sie häufig Videokonferenzen nutzen wollen, ist die Investition in eine hochwertige Mikrofonlösung sinnvoll. Sie können an einem Zoom- Meeting alternativ auch telefonisch teilnehmen, wenn der Veranstalter dies vorsieht.

Kamera

Eine Kamera ist sinnvoll, um mehr Nähe und Persönlichkeit im virtuellen Raum zu schaffen. Hier können Sie mit der in Ihrem Gerät integrierten Kamera oder mit externen Kameras wie Webcams oder hochwertigen Videokameras arbeiten. Für letztere benötigen Sie allerdings noch eine Hardware-Erweiterung für Ihren Computer, um die Signale der Videokamera aufzeichnen zu können (meist „Capture Device“ oder „Videointerface“ genannt). Bei Fragen dazu setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung.

Zoom-Konto

Um selbst ein Zoom Meeting veranstalten zu können, benötigen Sie ein Nutzerkonto bei Zoom. Zur Teilnehme an Zoom Meetings ist kein Benutzerkonto nötig. Teilnehmer*innen werden über einen Link per Email eingeladen. Die Hochschule hat bereits eine Campuslizenz für ein Jahr abgeschlossen. Damit fallen die Beschränkungen des kostenlosen Zugangs weg. Registrieren Sie sich dazu unter zoom.us mit Ihre E-Mail-Adresse der Hochschule, Ihnen wird automatisch eine Lizenz zugewiesen.

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Vorbereitung von Zoom-Meetings
Audio- und Videocheck durchführen

Prüfen Sie vor dem Start Ihres Zoom-Meetings, ob das angeschlossenen Audio- (Mikrofon, Lautsprecher, ggf. Headset) und Videogeräte wie erwartet funktionieren. Ein Test ist in den Einstellungen der Zoom-App unter  Audio, bzw. Video möglich.

Ruhige Umgebung schaffen

Sorgen Sie für einen ruhigen Raum ohne Störgeräusche. Schließen Sie Fenster und Türen und bringen Sie ggf. ein Schild an Ihrer Tür an, welches auf Ihre Aufnahme hinweist. Gerade wenn Sie Kopfhörer tragen, werden Sie schnell bemerken, dass z. B. das Abstellen von Gegenständen auf Ihrem Arbeitstisch auffällige Störgeräusche verursacht. Hören Sie genau hin und versuchen Sie so viele Störquellen in Ihrem Raum zu vermindern, wie es für Sie sinnvoll erscheint. Denken Sie auch an weitere Geräte, die ggf. zu bestimmten Zeiten ungewünschte akustische Signale abgeben könnten, und schalten Sie nicht benötigte Telefone oder Türklingeln ggf. stumm.

Hintergrund und Beleuchtung einrichten

Leuchten Sie Ihr Gesicht mit einer, besser zwei Lichtquellen gut aus und sorgen Sie am besten für einen neutralen, unauffälligen Hintergrund oder gestalten diesen ganz bewusst so, wie Sie es wünschen. Auch Ihr Bildschirmhintergrund und alle Dateien und Ordner, die sich auf Ihrem virtuellen Schreibtisch befinden, werden ggf. während Ihres Meetings übertragen. Gestalten Sie auch diese „Bühne“ mit Bedacht.

Stabile Internetverbindung sicherstellen

Da Ihr Computer während eines Zoom-Meetings einige rechenintensive Prozesse für die Videoübertragung im Hintergrund ausführen muss und dafür viel Energie benötigt, sollten Sie ein Netzteil verwenden, wenn Sie mit einem Laptop arbeiten wollen. Außerdem ist eine stabile und ausreichend schnelle Internetverbindung notwendig. An Ihrem Computer sollten Sie alle Anwendungen schließen, die Sie für Ihre Präsentation nicht benötigen. Schalten Sie auch unwichtige Hintergrundprozesse wie automatische Datensicherungen, automatische Updates, Funktionen zum Stromsparen, Bildschirmschoner oder automatisierte Ruhezustände aus. Beenden Sie ebenfalls Anwendungen, die während des Meetings Bildschirmnachrichten senden, wie z.B. andere Kommunikationsprogramme, wie E-Mail-Clients.

Zoom-Meetingräume anlegen und Meetings planen

Nachdem Sie Ihr Nutzerkonto eingerichtet und ein Testmeeting durchgeführt haben (s.Voraussetzungen für die Nutzung von Zoom), können Sie Ihr videobasiertes Seminar einrichten. Im Folgenden zeigen wir Ihnen ein Einrichtungsbeispiel via Browser (Firefox). Sie finden die gleichen Optionen auch direkt in der Zoom App.

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Teilnehmer*innen einladen

In der Zoom-App generiert Zoom mit einem Klick auf „Die Einladung kopieren“ einen kurzen Text mit den benötigten Zugangsdaten, den Sie per Klick auf den blauen Button „Meeting Einladung kopieren“ in die Zwischenablage speichern können und in Einladungs-E-Mails einsetzen können. Diese Daten finden Sie auch jederzeit im Startscreen ihrer Zoom-Sitzung. Über die Meeting-Kontrollleiste unten können Sie über den entsprechenden Button jederzeit weitere Teilnehmer*innen per E-Mail-Client einladen. Sie können den Link zum Meeting auch in den Kurskalender in ILIAS eintragen.

Wie soll ich meine Studierenden am besten zum ZOOM-Meeting einladen?

Wir empfehlen, die Einladungen (s. FAQ Teilnehmer*innen einladen) an Ihre Kursteilnehmenden über Ihren ILIAS-Kurs zu versenden. Ergänzen Sie Ihre Einladung um den Hinweis, dass es sich um einen geschlossenen Teilnehmerkreis handelt und die Weitergabe der Zugangsdaten oder der dort gezeigten Dokumente an nichtteilnehmende Dritte unzulässig ist. Da Ihr ILIAS-Kurs entweder passwortgeschützt ist oder über ein Kursbeitrittsverfahren mit Zugangskontrolle verfügt, darf dieser Schutz als ausreichend angesehen werden, um unbefugte Teilnehmende auszuschließen.

Nutzen Sie für das ZOOM-Meeting die „Warteraum“-Funktion (hier erklärt: https://www.fh-bielefeld.de/dvz/faq/item/399). Dann müssen alle Teilnehmer*innen auf „virtuellen Einlass“ durch Sie zu Ihrem Seminar warten und Sie kontrollieren, wer teilnehmen darf.

Durchführung von Zoom-Meetings
Meetings starten

Nachdem Sie das Meeting geplant und alle Einstellungen getroffen haben (s. Zoom-Meetingräume anlegen und Meetings planen), können Sie Ihr Meeting über den entsprechenden blauen Button starten.

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Präsentation und Interaktion über Bildschirmfreigabe

Die Kernfunktion für Ihre Präsentationen ist sicherlich die „Bildschirm Freigabe“. Hier können Sie wählen, ob sie Ihren gesamten Bildschirm oder nur ein bestimmtes Programmfenster zeigen möchten.

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Bildschirmfreigabe über iPad

Es ist möglich, über ein Apple-Gerät mit iOS (iPad, iPhone) den Bildschirm als zusätzlichen Bildschirm in einem Zoom-Meeting als digitales Whiteboard zu verwenden und an die Meeting-Teilnehmer freizugeben. Informationen dazu finden Sie auf den Support-Seiten von Zoom:

Eine solche Funktionalität ist derzeit für Android-basierte Tablets nicht vorhanden, als Workaround empfehlen wir eine zweite Ameldung in Ihrem Zoom-Meeting ohne Audio-und Videoübertragung, in welcher Sie nur den Bildschirm freigeben.

 

 

Meetings aufzeichnen und anderen zur Verfügung stellen

Zoom Meetings können über die App aufgezeichnet und lokal auf dem Computer oder in der Zoom-Cloud gespeichert werden. Die Möglichkeit zur automatisierten Aufzeichnung wurde deaktiviert, da alle Personen, Gespräche und geteilten Bildschirme mit aufgezeichnet werden und dafür ausdrücklich das Einverständnis der betroffenen Teilnehmenden eingeholt werden muss.

Die Aufzeichnung lässt sich direkt in der zentralen Steuerleiste in Zoom einstellen (Button „Aufzeichnen“) und sollte lokal im MP4-Format erfolgen, da für die hochschulinterne Verbreitung das Medienportal der Fachhochschule verwendet werden soll. Nach Ende der Aufzeichnung können Sie Ihren Mitschnitt ggf. noch bearbeiten und Ihre Datei auf unser Medienportal hochladen. Damit liegen die Daten auf unseren eigenen Systemen in Bielefeld und können direkt über das Medienportal oder über Ilias einer definierten Zielgruppe zur Verfügung gestellt werden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier in der Dokumentation zum Medienportal. Beachten Sie hier bitte, dass Uploads auf das Medienportal einer Dateigrößenbeschränkung von 2 GB unterliegen. Sollten Ihre Dateien größer sein und umgerechnet werden müssen, empfehlen wir die kostenlose Software „Handbrake“. Eine Anleitung dazu finden Sie im Downloadbereich auf der „Keep Teaching“-Seite.

Auch Teilnehmer*innen können das Meeting aufzeichnen, wenn ihnen der Host hierfür die Genehmigung erteilt. Die Freigabe dieser Funktion für die Teilnehmer wird jedoch nicht empfohlen.

Beachten Sie bitte die Hinweise der Datenschutzbeauftragten der Hochschule zur Aufzeichnung in der Downloadbox auf dieser Seite.

 

Meeting beenden

Um Ihr Meeting zu beenden, nutzen Sie den roten Button „Meeting beenden“ unten rechts. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit, einer*m der Teilnehmenden die Fortführung der Sitzung zu übertragen, falls nur Sie vorzeitig das Meeting verlassen müssen.

Weiterführende Informationen zu Zoom
Supportseiten und Dokumentationen bei Zoom

Zusätzlich zu den hier auf dieser Seite aufgeführten Hinweisen und Dokumentationen finden Sie auf den Wesbieten von Zoom weiterführende Dokumentationen und Hilfestelleungen, die laufend aktualisiert werden.