FH Bielefeld
University of
Applied Sciences

Datenschutzerklärung

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das International Office der FH Bielefeld im Rahmen von Bewerbungen für Studienplätze an Partnerhochschulen, für Studienplätze an der FH Bielefeld und Stipendien für Auslandsaufenthalte und im Rahmen von Beratung und Unterstützung zu Lehr-/Forschungsaufenthalten und anderen Personalmobilitäten an der FH Bielefeld sowie die für Sie entstehenden Rechte geben.

(Version 1.4 vom 22.12.2022)

 

1. Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungen für Studienplätze an Partnerhochschulen, für Studienplätze an der FH Bielefeld, Stipendien für Auslandsaufenthalte, Teilnahme an Einzelinterviews im Rahmen des Projektes „StayInOWL“ und Internationalen Mentor*innenprogramm im Rahmen des Projektes „StayInOWL“ und im Rahmen von Beratung und Unterstützung zu Lehr-/Forschungsaufenthalten und anderen Personalmobilitäten an der FH Bielefeld.

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Fachhochschule Bielefeld für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach.

Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

2. Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Fachhochschule Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Ingeborg Schramm-Wölk.
2.1 Kontaktdaten des Verantwortlichen

Fachhochschule Bielefeld           

Interaktion 1

33619 Bielefeld

Tel.:       0521 106-01      

Web.:    https://www.fh-bielefeld.de

2.2 Ansprechpartner für die Datenverarbeitung

E-Mail:  international.office@fh-bielefeld.de

Tel.:       0521 106-70215              

Web.:    https://www.fh-bielefeld.de/internationales

2.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

E-Mail:  datenschutzbeauftragte@fh-bielefeld.de

Tel.:       0521 106-7743  

Web.:    https://www.fh-bielefeld.de/datenschutzbeauftragte

 

3. Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Im Rahmen der Datenverarbeitung werden folgende personenbezogene Datenarten zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:

Bewerbungsmanagement

Die Daten der Bewerber*innen werden benötigt für die Auswahl und Vergabe von Studienplätzen an Partnerhochschulen, an der FH Bielefeld und Stipendien für Auslandsaufenthalte. Die Erhebung und Verarbeitung der Daten erfolgt über die Onlineplattform Mobility Online.

  • Registrierungscode (pro Bewerbung einmalig), Matrikelnummer/Personenkennzeichen
  • Studierendendaten (Name, Vorname, Akademischer Titel, Matrikelnummer, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Postanschrift, private oder studentische E-Mail-Adresse, Passkopie)
  • Notfallkontakt (Verwandtschaftsverhältnis oder andere nahestehende Personen, Kontakt)
  • Daten des Studiums an der Heimathochschule (Fachbereich, Fachrichtung, angestrebter Abschluss/Niveau, Semesteranzahl)
  • Daten zur Bewerbung (Art der Bewerbung (incoming, outgoing), Studienrichtung, Studienjahr, Mobilitätsprogramm, Semester)
  • Dokumente (Motivationsschreiben, Sprachnachweis (optional), Leistungsnachweis, Lebenslauf, Learning Agreements, Grant Agreements, Erfahrungsbericht)
  • Daten zum Aufenthalt (Mobilitätspflicht (ja/nein), Gasthochschule (Land, Schule), Aufenthaltsdauer (Zeitraum), Priorisierung der Aufenthalte)
  • Bewilligung/Ablehnung
  • Bei erfolgreicher Bewerbung Daten der Auslandsmobilität (Semesterzahl im Ausland, Gasthochschule, Fachbereich, Fach, Niveau (Bachelor oder Master), Austauschprogramm, Stipendiumbetrag)
  • Finanzen (Erasmus Stipendium erhalten (ja/nein), Erasmus Stipendium beantragen (ja/nein), Zuschuss aufgrund einer Behinderung (ja/nein), Sind sie alleinerziehend und planen Sie, ihr Kind mit ins Ausland zu nehmen? (ja/nein))
  • Bankverbindung (BIC/SWIFT, IBAN, Empfänger)
  • Förderrate
Teilnahme am Projekt „StayInOWL“

Teilnahme an Einzelinterviews im Rahmen des Projektes „StayInOWL“

Im STIBET II-Projekt „StayInOWL“ werden persönliche Interviews mit den internationalen Degree Seeking Students der FH Bielefeld durchgeführt. Ziel dieser Interviews ist es, mögliche Barrieren im Studienverlauf der Studierenden aufzudecken. Aus den Erkenntnissen wird ein zugeschnittenes Rahmenprogramm (im Projekt namens „Progressionsprogramm“) für die Zielgruppe entwickelt.

Im Rahmen der Datenverarbeitung werden folgende personenbezogene Datenarten zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:

Die Daten der Interviewteilnehmenden werden benötigt für die Durchführung der Interviews über das Videokonferenztool „Zoom“. Aufgrund der aktuellen Pandemie-Situation durch COVID-19 können diese Interviews nicht in Präsenz stattfinden. Die Erhebung und Verarbeitung der folgenden personenbezogenen Daten erfolgt zum Zwecke der Programmgestaltung im Projekt „StayInOWL“: Studienbegleitende Angebote wie z.B. Workshops, Trainings und Informationsveranstaltungen.

  • Studierendendaten
    • Name
    • Vorname
    • Akademischer Titel
    • Geschlecht
    • Geburtsort
    • Staatsangehörigkeit
    • Hochschulzugangsberechtigung
    • Studentische E-Mail-Adresse
  • Daten zum Studium an der FH Bielefeld
    • Fachbereich
    • Fachrichtung
    • Angestrebter Abschluss
    • Studiensemester
  • Einwilligungserklärung, die vor dem Interview abzugeben ist
    • Ort
    • Datum
    • Unterschrift des Teilnehmenden

Ergebnisse sowie einzelne Zitate aus den Interviews werden ausschließlich in anonymisierter Form ausgewertet. Die Aufzeichnungen der Interviews über „Zoom“ werden nicht veröffentlicht, die personenbezogenen Daten aus den Aufnahmen werden streng vertraulich behandelt. Sodass keine Rückschlüsse aus den Interviews gezogen werden können, werden die Ergebnisse und einzelnen Zitate aus den Interviews zudem pseudonymisiert.

 

Teilnahme am Internationalen Mentor*innenprogramm im Rahmen des Projektes „StayInOWL“

Im STIBET II-Projekt „StayInOWL“ gibt es im Wintersemester 2022/2023 ein neues Mentor*innenprogramm für internationale Vollzeitstudierende der FH Bielefeld. Das Angebot richtet sich primär an Erstsemesterstudierende. Ziel des Mentor*innenprogrammes ist u. a., den Erstsemesterstudierenden – Mentees – erfahrene studentische Mentor*innen in höheren Fachsemestern zu vermitteln und ihnen dadurch den Start an der FH und in Bielefeld zu erleichtern.

Im Rahmen des Anmeldeprozesses werden folgende personenbezogene Datenarten zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:

Die Daten der Teilnehmer*innen werden dazu verwendet, um die von den Teilnehmer*innen vorgenommene Anmeldung zum Internationalen Mentor*innenprogramm vornehmen zu können. Die Daten werden vertraulich behandelt und dienen dem Matching von Mentees und Mentor*innen, um eine Teilnahme am Programm zu ermöglichen.

  • Studierendendaten (Name, Vorname, akademischer Titel, Geschlecht, Alter, Staatsangehörigkeit, Sprachkenntnisse, private oder studentische E-Mail-Adresse)
  • Daten des Studiums (Fachbereich, Studienfach, angestrebter Abschluss, Studiensemester)
  • Einwilligungserklärung (Ort, Datum, Unterschrift der/des Teilnehmenden)

 

In einem weiteren Schritt werden die Daten dazu verwendet, um den Kontakt während des Mentorings mit den Mentees und den Mentor*innen aufrechtzuerhalten. Abschließend soll das Mentoring von den Teilnehmer*innen evaluiert werden, hierfür werden die Daten noch einmal erhoben und verarbeitet. Die Daten werden nach Ende des Mentorings gelöscht, jedoch spätestens nach Ende des Projektes am 31.12.2023.

 

Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Veranstaltung „ConnectOWL“

Im Rahmen des STIBET II-Projektes „StayInOWL“ wird die Karrieremesse „ConnectOWL“ durchgeführt. Das Angebot richtet sich primär an alle internationalen Vollzeitstudiereden der FH Bielefeld, ist ebenfalls für alle anderen FH-Studierenden und Interessierte zugänglich. Die Veranstaltung dient der Kontaktaufnahme zwischen Studierenden und Absolvent*innen der FH Bielefeld und Unternehmen. Die von den Unternehmen bei der Anmeldung zur Veranstaltung „ConnectOWL“ angegebenen Daten werden von der FH Bielefeld dazu verwendet, um die von ihnen vorgenommene Anmeldung zur Veranstaltung vornehmen zu können. In einem weiteren Schritt verwendet die FH Bielefeld diese Daten, um den Unternehmen die Teilnahme an der Veranstaltung zu ermöglichen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten durch das Kontaktformular im Vorfeld der Messe verarbeitet, um auf Anfragen interessierter Unternehmen antworten zu können.

Beratung und Unterstützung zu Lehr-/Forschungsaufenthalten und anderen Personalmobilitäten an der FH Bielefeld

Das Welcome Center erhebt personenbezogene Daten von ausländischen Wissenschaftler*innen und anderen ausländischen Gästen, die einen Aufenthalt an der FH Bielefeld planen und die Services des Welcome Centers in Anspruch nehmen wollen. Die erhobenen Daten werden benötigt, um die genannten Personengruppen bei der Planung und Durchführung ihres Aufenthalts zu beraten und zu unterstützen und um Informations- und Vernetzungsveranstaltungen zu organisieren. Die Daten werden über ein Formular auf der Webseite der FH Bielefeld erhoben und an die E-Mail-Adresse welcome@fh-bielefeld.de weitergeleitet.

  • Daten des Gastes (Name, Vorname, Akademischer Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Postanschrift, private oder berufliche E-Mail-Adresse, (Mobil-)Telefonnummer, Heimatinstitution, Funktion an der Heimatinstitution)
  • Daten zum Aufenthalt an der FH Bielefeld (Zeitraum, Zweck, Funktion während des Aufenthalts, Finanzierung (Arbeitsvertrag/Stipendium/Eigenfinanzierung/Finanzierung durch Heimatinstitution), gastgebender Fachbereich, Ansprechpartner*innen am Fachbereich, Unterstützungsbedarfe)
  • Angaben zur Familie des Gastes (Begleitung durch Partner*in und Kinder (ja/nein), Staatsangehörigkeit von Partner*in und Kindern)
  • Daten zu früheren Aufenthalten an der FH Bielefeld (Anzahl, Zeitraum, Zweck)
Beratung und Unterstützung zu Personalmobilitäten im Rahmen der Internationalen Woche an der FH Bielefeld

Für die Teilnahme an der jährlichen Internationalen Woche an der FH Bielefeld werden personenbezogene Daten von FH-Mitarbeitenden und ausländischen Wissenschaftler*innen und anderen Gästen erhoben, die für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung des Aufenthalts sowie die Auszahlung von Honoraren nötig sind. Die Daten werden über PDF-Formulare erhoben, die die betroffenen Personen selbst ausfüllen und per E-Mail an iw@fh-bielefeld.de einreichen.

  • Daten des Gastes (Anrede, Name, Vorname, Akademischer Titel, private Postanschrift, E-Mail-Adresse, Heimatinstitution oder -unternehmen, Fachbereich/Abteilung, Tätigkeit, Lebenslauf)
  • Steuerrelevante Daten des Gastes (Umsatzsteuer-ID, Kleinunternehmereigenschaft, Steuerbefreiung, Versteuerung im Inland, Versteuerung im Ausland, Angaben zur Künstlersozialkasse)
  • Bankdaten des Gastes für die Honorarüberweisung (EU-Bankverbindung (IBAN, BIC, Bankinstitut) oder Nicht-EU-Bankverbindung (Account No., SWIFT Code, Bankinstitut, Routing No.))
  • Daten zum Aufenthalt des Gastes (Reisezeitraum, mögliche Finanzierung durch Heimatinstitution/-unternehmen, Wunsch nach Hotelreservierung, geplante Lehr- und Forschungstätigkeit an der FH Bielefeld)
  • Daten des*der Gastgeber*in (Name, Vorname, Akademischer Titel, Geschlecht, private oder berufliche E-Mail-Adresse, Fachbereich, Campus/Standort, Tätigkeit an der FH Bielefeld)


4. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für Studienplätze an Partnerhochschulen, für Studienplätze an der FH Bielefeld und Stipendien für Auslandsaufenthalte und für die Beratung und Unterstützung zu Lehr-/Forschungsaufenthalten und anderen Personalmobilitäten an der FH Bielefeld ist Art. 6 Abs. 1 lit. e. EU-DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Hochschule gemäß § 3 HG NRW.


5. Datenübermittlung

Nominierungen an Partnerhochschulen

Die FH Bielefeld übermittelt für die Nominierung für ein Auslandssemester einige oder alle der unten genannten Daten an die Partnerhochschulen der FH Bielefeld. Diese Übermittlung erfolgt auf der Basis der Aufgabenerfüllung der Hochschule gemäß § 3 HG NRW.

  • Studierendendaten (Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, private oder studentische E-Mail-Adresse)
  • Daten des Studiums an der Heimathochschule (Fachbereich, Fachrichtung, angestrebter Abschluss/Niveau, Studienjahr, Semesteranzahl)
  • Daten zur Bewerbung (Mobilitätsprogramm, geplantes Semester für den Aufenthalt, Aufenthaltsdauer)
Stipendienprogramme

Die FH Bielefeld übermittelt die unter 3 genannten Daten auf Grundlage von Zuwendungsverträgen mit Drittmittelgebern für Stipendien für Auslandsaufenthalte an die Europäische Kommission (EU) und den Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD).

Technische Dienstleister

Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 EU-DSGVO.


6. Veröffentlichung von Daten

Erfahrungsberichte

Die FH Bielefeld veröffentlicht Erfahrungsberichte von Studierenden auf der hochschulinternen Lernplattform ILIAS, wenn die Studierenden vorher in die Veröffentlichung eingewilligt haben. Diese Einwilligung ist freiwillig, eine Entscheidung gegen eine Veröffentlichung bringt keinerlei Nachteile mit sich.

Die Erklärung zum Datenschutz für die Lernplattform ILIAS kann unter dem Link eingesehen werden.


7. Dauer der Verarbeitung/ Datenlöschung

Vergabe von Studienplätzen an Partnerhochschulen, an der FH Bielefeld und Stipendien für Auslandsaufenthalte

Daten die für Auswahl und Vergabe von Studienplätzen an Partnerhochschulen, an der FH Bielefeld und Stipendien für Auslandsaufenthalte verarbeitet werden, werden 10 Jahre nach Ende der Förderung gelöscht bzw. – wenn die Daten in Form von Papierdokumenten vorliegen – vernichtet.

Beratung und Unterstützung zu Lehr-/Forschungsaufenthalten und anderen Personalmobilitäten an der FH Bielefeld

Daten, die für die Beratung und Unterstützung zu Lehr-/Forschungsaufenthalten und anderen Personalmobilitäten an der FH Bielefeld verarbeitet werden, werden innerhalb eines Jahres nach Ende des Aufenthalts gelöscht bzw. – wenn die Daten in Form von Papierdokumenten vorliegen – vernichtet. Lehrende, Wissenschaftler*innen und anderen Gäste können sich alternativ damit einverstanden erklären, dass ihre personenbezogenen Daten zur Wiederkontaktaufnahme oder für Alumni-Zwecke genutzt und in diesem Fall bis auf weiteres verwahrt werden dürfen.

Einzelinterviews im Rahmen des Projektes „StayInOWL“

Die personenbezogenen Daten werden spätestens nach Ende des Projektes am 31.12.2023 bzw. nach Erfüllung des Zweckes gelöscht.


8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO) bei dem unter 1.2 angegebenen Kontakt,
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
  • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (für die Zukunft ab dem Zeitpunkt des Widerrufs). Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und           
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen           
Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf

Telefon:    0211 38424-0        
E-Mail:      poststelle@ldi.nrw.de


9. Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die Hochschule veröffentlichten Fassung.