Datenschutzerklärung des International Office

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das International Office der HSBI im Rahmen von Bewerbungen für Studienplätze an Partnerhochschulen, für Studienplätze an der HSBI und Stipendien für Auslandsaufenthalte und im Rahmen von Beratung und Unterstützung zu Lehr-/Forschungsaufenthalten und anderen Personalmobilitäten an der HSBI sowie die für Sie entstehenden Rechte geben.

Art der verarbeiteten Daten
  • Registrierungscode (pro Bewerbung einmalig), Matrikelnummer/Personenkennzeichen
  • Studierendendaten (Name, Vorname, Akademischer Titel, Matrikelnummer, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Postanschrift, private, berufliche oder studentische E-Mail-Adresse, Sprachkenntnisse, Alter, Passkopie, Aufenthaltskopie, (Mobil-) Telefonnummer, Heimatinstitution, Funktion)
  • Notfallkontakt (Verwandtschaftsverhältnis oder andere nahestehende Personen, Kontaktdaten)
  • Daten Schulbildung (Abschluss, Datum, Land)
  • Daten des Studiums (z.B. Fachbereich, Fachrichtung, angestrebter Abschluss/Niveau, Semesteranzahl, Land)
  • Daten zur Bewerbung (Art der Bewerbung (incoming, outgoing), Studienrichtung, Studienjahr, Mobilitätsprogramm, Semester)
  • Dokumente (Motivationsschreiben, , Leistungsnachweis, Lebenslauf, Learning Agreements, Grant Agreements, Erfahrungsbericht, Sprachzertifikat, Zeugnisse)
  • Daten zum Auslandsaufenthalt (Mobilitätspflicht (ja/ nein), Gasthochschule (Land, Schule), Aufenthaltsdauer (Zeitraum), Priorisierung der Aufenthalte), ggfls. Daten zu früheren Aufenthalten an der HSBI (z.B. im Rahmen des „Welcome Center“)
  • Steuerrelevante Daten (z.B. bei Gastaufenthalt) (Umsatzsteuer-ID, Kleinunternehmereigenschaft, Steuerbefreiung, Versteuerung im Inland, Versteuerung im Ausland, Angaben zur Künstlersozialkasse)
  • Bei erfolgreicher Bewerbung Daten der Auslandsmobilität (Semesterzahl im Ausland, Gasthochschule, Fachbereich, Fach, Niveau (Bachelor oder Master), Austauschprogramm, Stipendium)
  • Finanzen (Erasmus Stipendium erhalten (ja/ nein), Erasmus Stipendium beantragen (ja/ nein), Zuschuss aufgrund einer Behinderung (ja/ nein), Sind sie alleinerziehend und planen Sie, ihr Kind mit ins Ausland zu nehmen? (ja/ nein)), ggfls. Arbeitsverträge
  • Bankverbindung (BIC/SWIFT, IBAN, Empfänger)
  • Einzelinterviews im Rahmen des Projektes „StayInOWL“; Ziel und Zweck: mögliche Barrieren im Studienverlauf der Studierenden aufzudecken. Aus den Erkenntnissen wird ein zugeschnittenes Rahmenprogramm für die Zielgruppe entwickelt
  • Anmeldung für die Teilnahme am Internationalen Mentor*innenprogramm  im Rahmen des Projektes „StayInOWL“; Ziel und Zweck: Erstsemesterstudierenden – Mentees – sollen erfahrene studentische Mentor*innen in höheren Fachsemestern vermittelt und ihnen dadurch der Start an der HSBI und in Bielefeld erleichtert werden
  • Anmeldung zu Veranstaltungen; z.B. im Rahmen des Stibet II-Projektes „StayInOWL“ Anmeldung zur Karrieremesse ConnectOWL
  • Einwilligungserklärung (Ort, Datum, Unterschrift, der/ des Teilnehmenden) zwecks Durchführung von Interviews, Umfragen, Erstellung von Statistiken etc.
  • Welcome Center; Ziel und Zweck: ausländische Wissenschaftler*innen und andere ausländische Gäste, die einen Aufenthalt an der HSBI planen, können den Service des Welcome Centers in Anspruch nehmen; zwecks Planung und Durchführung ihres Aufenthalts werden personenbezogene Daten erhoben. Die Daten werden über ein Formular an die E-Mail-Adresse welcome@hsbi.de weitergeleitet.
  • International Week: Beratung und Unterstützung zu Personalmobilitäten im Rahmen der International Week an der HSBI; Ziel und Zweck: Für die Teilnahme an der jährlichen Internationnal Week an der HSBI werden personenbezogene Daten von HSBI-Mitarbeitenden und ausländischen Wissenschaftler*innen und anderen Gästen erhoben, die für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung des Aufenthalts sowie die Auszahlung von Honoraren nötig sind. Die Daten werden über PDF-Formulare erhoben, die die betroffenen Personen selbst ausfüllen und per E-Mail an iw@hsbi.de einreichen.
  • NRWege; Ziel und Zweck: Unterstützung von Studierenden und Studieninteressierten mit Fluchterfahrung. Mit der Bewerbung für die studienvorbereitenden Kurse bis hin zur Umsetzung und Organisation der einzelnen Aktivitäten werden Daten erhoben.
Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten an der HSBI ist Art. 6 Abs. 1 lit. e. EU-DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Hochschule gemäß § 3 HG NRW.

Dauer der Datenspeicherung

Nach § 13 Abs. 2 lit. a DSGVO wird eine faire und transparente Verarbeitung sämtlicher Erhebungen personenbezogener Daten garantiert. Im Falle der Wahrnehmung der Mobilität, der Teilnahme an einer Veranstaltung, der Annahme eines Stipendiums, der Teilnahme an einer Studienvorbereitung oder einem sonstigen Vorhaben, Aufenthalt, Projekt etc. und ggfls. damit verbundenen Geldleistung werden die erhobenen Daten gespeichert. Nach Beendigung der zweckgebundenen Erhebung und Speicherung der Daten werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung die Hochschule Bielefeld gesetzlich verpflichtet ist. Auch kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden für die Verteidigung gegen die Geltendmachung von Ansprüchen gegen die Hochschule Bielefeld (entsprechend der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). Im Falle einer Absage werden die Bewerbungsunterlagen einschließlich E-Mail-Adresse nach Fortfall des Zwecks der Datenverarbeitung gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht für eine längerfristige Aufbewahrung besteht.

Empfängerkreis

Die HSBI übermittelt oben genannten Daten - auf Grundlage von Zuwendungsverträgen - zudem an die Europäische Kommission (EU), den Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD), Behörden und Institutionen (z.B. an das MKW). Für die Nominierung für ein Auslandssemester werden einige oder alle der oben genannten Daten an die Partnerhochschulen der HSBI weitergeleitet.
Diese Übermittlung erfolgt auf der Basis der Aufgabenerfüllung der Hochschule gemäß § 3 HG NRW.

Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 EU-DSGVO

Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben die Rechte aus den Art. 15 – 22 DSGVO, im Einzelnen: 

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Beschwerderecht

Betroffenen Personen können sich mit einer Beschwerde an die für die HSBI zuständige Aufsichtsbehörde in Datenschutzangelegenheiten wenden, wenn Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bestehen (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

Telefon:    0211-38424-0
E-Mail:      poststelle@ldi.nrw.de

Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Hochschule Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Ingeborg Schramm-Wölk

Kontaktaten des Verantwortlichen

Hochschule Bielefeld           

Interaktion 1

33619 Bielefeld

Tel.:       0521 106-01      

Web.:    https://www.hsbi.de

Ansprechpartner für die Datenverarbeitung

E-Mail:  international.office@hsbi.de

Tel.:       0521 106-70215              

Web.:    https://www.hsbi.de/internationales

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

E-Mail:  datenschutzbeauftragte@hsbi.de

Tel.:       0521 106-7743  

Web.:    https://www.hsbi.de/datenschutzbeauftragte