Publikationen an der Hochschule Bielefeld

Datenschutzerklärung

Version 1.1 vom 17. Mai 2021

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Publikationsservers auf Basis der Software LibreCat. LibreCat ist ein System zur Erstellung eines institutionellen Repositoriums, welches zur Darstellung einer wissenschaftlichen Bibliographie der Hochschule Bielefeld dient. LibreCat wird an der Hochschule Bielefeld vom Serviceverbund MIND betrieben (Hochschulbibliothek und Datenverarbeitung) und bietet im Einklang mit der Open-Access-Policy der Hochschule Bielefeld freien Zugang zu Publikationen und Forschungsdaten der Hochschule.

Zum Erfassen von Publikationen und zum Erstellen von Publikationslisten ist eine Anmeldung am System erforderlich. Es gelten die „Rechtliche Bedingungen im Rahmen der Einstellung eines Werkes auf dem Publikationsserver der Hochschule Bielefeld“ und die „IT Nutzungsordnung der Hochschule Bielefeld“.

Die Ansicht und das Durchsuchen vorhandener Publikationsdaten ist grundsätzlich ohne Anmeldung und meist anonym möglich.

Mit der Datenschutzerklärung kommt die Hochschule Bielefeld ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, bspw. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

Inhalt

• Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Nutzung des Systems ohne Anmeldung
• Nutzung des Systems mit Anmeldung
• Rechtsgrundlagen
• Datenübermittlungen
• Kontaktdaten
• Ihre Rechte als Betroffene/r
• Gültigkeit dieser Datenschutzerklärung

Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten

Nutzung des Systems ohne Anmeldung

Es werden vom Publikationsserver LibreCat Log-Daten verarbeitet.

Log-Daten

Beim Aufruf des Publikationsservers LibreCat übermittelt Ihr Browser, wie bei jedem Webseitenaufruf, Daten Ihres abrufenden Geräts an das System. Folgende Daten werden von der Hochschule Bielefeld zum Zweck des technischen Betriebs, des Aufspürens von Fehlern und deren Beseitigung in gesicherten Log-Dateien gespeichert:

• abgerufene Webseite/-adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• IP-Adresse der Nutzerin / des Nutzers
• HTTP-Statuscode
• abgerufene Datenmenge
• Browsertyp und-version / verwendetes Betriebssystem der Nutzerin / des Nutzers

Ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte erfolgen nicht. Die Daten werden ausschließlich anonymisiert zu statistischen Zwecken ausgewertet. Personenbezogene Nutzerprofile werden seitens der Hochschule Bielefeld nicht gebildet.

Session-Cookie

Um einige Services anbieten zu können, wird ein Session-Cookie erstellt, das ausschließlich während der Sitzung (bis zur Schließung des Browsers) seine Gültigkeit behält.

Nutzung des Systems mit Anmeldung

Zusätzlich zu den Log-Daten werden von den Umfrageerstellern die folgenden Daten verarbeitet.

Account-Daten

Die Authentifizierung am Publikationsserver LibreCat findet mit der hochschulweiten Kennung (Benutzername) und dem zugehörigen Passwort statt. Das eingegebene Passwort wird nicht gespeichert, sondern bei jeder Anmeldung am System gegenüber dem Personenverzeichnisdienst der Hochschule geprüft. Bei jeder Anmeldung werden aus dem Verzeichnisdienst die

• Kennung,
• Namen, sowie
• Vornamen

übernommen. Basierend auf der Kennung wird im System ein Account angelegt, dem die aufgelisteten Daten zugeordnet werden.

Die Daten werden für die Authentifizierung, die Administration und die Zuordnung von Publikationen verwendet. Eine weitergehende Nutzung der Daten findet nicht statt. Sämtliche Daten werden auf gesicherten Systemen der Hochschule Bielefeld gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

Freiwillige Account-Daten

Die persönlichen Account-Daten können auf eigenes Entscheiden ergänzt werden, ist jedoch keine Pflicht:

• Alias
• E-Mail-Adresse
• Organisationszugehörigkeit
• Digital Author Identifier (z.B. ORCID)
• Forschungsdaten (Rohdaten)

Die Löschung der Account-Daten aus LibreCat ist jederzeit auf Antrag manuell über die Datenverarbeitungszentrale (DVZ) möglich.

ORCID-Synchronisierung

Den eingeloggten Usern bietet der Publikationsserver die Möglichkeit, aus dem Datenbestand des Publikationsservers die eigenen Records in Form von Metadaten (Angaben zu Titel, Autor(en), URL, DOI, usw.) mit ORCID zu synchronisieren.
Für die Nutzung der ORCID-Funktionalität ist eine einmalige Authentifizierung und Autorisierung in ORCID notwendig. Mit diesem Schritt werden dem Publikationsserver die Lese- und Schreibrechte gewährt, die für die Synchronisierung der Publikationen benötigt werden. Die dabei von ORCID übermittelten Daten - ORCID iD und Autorisierungstoken - werden in der Publikationsserver LibreCat-Datenbank dauerhaft gespeichert, damit eine erneute Authentifizierung und Autorisierung in ORCID nicht erfolgen muss.

Publikationsdaten

Authentifizierte Nutzer können Publikationsnachweise, als auch im OpenAccess veröffentlichte Publikationen auf den Publikationsserver speichern, diese sind über das Web weltweit verfügbar. Es werden folgende Daten nachgewiesen:

• Bibliographische Daten (z.B. Autor, Titel, Quelle, Erscheinungsjahr)
• Ggg. Volltexte (im OpenAccess veröffentlicht)
• Affiliation (z.B. Einrichtung, Projekt, Forschungsgruppe)

Rechtsgrundlagen

Die Erhebung personenbezogener Daten bei der Anmeldung am Publikationsserver LibreCat und dem Einstellen von Publikationsnachweisen, bzw. von Publikationen basiert auf einer Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. EU-DSGVO.

Die Hochschule Bielefeld erhebt und verarbeitet die oben genannten für den technischen Betrieb erforderlichen Daten sowie Log-Dateien zur Wahrung der technischen Sicherheit der Systeme zur Wahrung berechtigter Interessen der Hochschule Bielefeld gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f. EU-DSGVO. Die Daten sind für die Erstellung einer wissenschaftlichen Bibliographie und den sicheren Betrieb des Systems erforderlich und werden nur für die jeweils genannten Zwecke genutzt.

Datenübermittlungen

Personenbezogene Daten, die im Rahmen des technischen Betriebs verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. In Einzelfällen kann dies auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO) oder zwecks Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen bei Urheberrechtsverletzungen. Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Kontaktdaten

Verantwortlich für den Betrieb des Publikationsserver LibreCat ist die Hochschule Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Präsidentin vertreten.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Hochschule Bielefeld
Interaktion 1
33619 Bielefeld

Tel.: 0521 106-7701
Web.: www.hsbi.de

Ansprechpartner für den Publikationsserver LibreCat

Dr. Karin Ilg E-Mail: karin.ilg@hsbi.de
Tel.: +49.521.106-3382
Web.: https://www.hsbi.de/bib/personenverzeichnis/karin-ilg

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Hochschule Bielefeld erreichen Sie postalisch unter der oben angegebenen Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

E-Mail: datenschutzbeauftragte@hsbi.de

Tel.: 0521 106-7743

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen, soweit diese für die Verarbeitung zutreffen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO);
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung des Webangebots und die Speicherung der Daten in Log-Dateien ist für den Betrieb der Webseiten zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzerin / des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit. Obwohl IP-Adressen als personenbezogene Daten gelten, so werden diese von der Hochschule Bielefeld keinen Personen zugeordnet, können also bei Auskunftsanfragen von Nutzerinnen / Nutzern nicht zugeordnet und damit nicht beauskunftet werden.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4

40213 Düsseldorf

Telefon: 0211/38424-0

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Gültigkeit dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärungen abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetzte bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Bitte beachten Sie daher die aktuelle Versionsnummer der Datenschutzerklärung.