E-Mail

Bereitstellung für

    • Studierende
    • Beschäftigte
    • weitere Personengruppen (weitere Personen, emeritierte Professorinnen und Professoren)

Kurzbeschreibung

Bereitstellung einer zentralen Mail- und Kalenderinfrastruktur für Studierende und Beschäftigte der Fachhochschule Bielefeld sowie Angehörige verbundener Einrichtungen. 

Leistungsangebot

E-Mail & Kalender

Allen Beschäftigten, Studierenden und bestimmten weiteren Personengruppen werden ein Mailkonto und eine persönliche E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt. Für den Zugang steht allen Nutzerinnen und Nutzern ein Web-Frontend zur Verfügung, wo auch ein hochschulinternes Adressbuch zur Vereinfachung der Kommunikation hinterlegt ist. Neben der reinen Verwaltung des Postfachs können Einstellungen zu Weiterleitungen, Signaturen, oder Abwesenheitsnachrichten über das Frontend vorgenommen werden.

Zudem wird allen Beschäftigten über das Web-Frontend ein Kalender zur Verfügung gestellt. Weitere Personengruppen und Studierende erhalten einen Kalender im begründeten Einzelfall auf Antrag (z.B. bei SHK-Tätigkeit und vorliegender Begründung des Vorgesetzten).

Weitere Leistungen im Rahmen des Service umfassen die Einrichtung zusätzlicher E-Mailadressen für persönliche Postfächer (Alias), zusätzliche Mailkonten (z.B. Funktionsadressen bei begründetem Bedarf und Zustimmung der Bereichsleitung) und die Einrichtung persönlicher Verteilerlisten (Minimailinglisten).

Für das E-Mail-Postfach, den Kalender und das Adressbuch werde Schnittstellen zur Verfügung gestellt, um die Funktionen auch mit üblicher Client-Software nutzen zu können. Das Adressbuch ist jedoch nur innerhalb des Campusnetzes (oder per VPN) erreichbar.

Limitierungen:

    • Maximal 100 Empfänger pro E-Mail
    • Maximal 200 E-Mails (Anzahl der Empfänger) pro Tag
    • Verfügbarer Speicherplatz (Quota) für Studierende 500MB und für Beschäftigte 1000MB (bei begründetem Bedarf erweiterbar)
    • Account-Sperre bei Verdacht auf Missbrauch (z.B. Spamverdacht)

Zentral gesteuerte dynamische Mailinglisten (Mailman)

E-Mails für einen großen Adressatenkreis können auf elektronischem Wege an verteiler@lists.fh-bielefeld.de geschickt werden, worüber der Administrator der Verteilerliste eine Eingangsbestätigung erhält. Diese E-Mail kann dann vom Administrator weitergeleitet werden an die Gruppe der Studierenden mit Filterung nach:

    • Geschlecht
    • Fachbereich
    • Studiengang

oder die Gruppe der Beschäftigten mit Filterung nach:

    • Geschlecht
    • Fachbereich
    • Standort
    • Wissenschaftlich*
    • Nichtwissenschaftlich*
    • Prof. *
    • Lehrbeauftragte*

*) Die Aufschlüsselung von Beschäftigungsverhältnissen erfolgt nach Kostenarten und kann bei der Datenverarbeitungszentrale erfragt werden.

Die Angabe mehrerer dieser Gruppen ist möglich. Soll die E-Mail an eine andere Personengruppe versendet werden, muss der DVZ die Liste der Empfänger (E-Mail-Adressen) auf geeignetem Wege elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Bei erforderlichen Selektionen der Empfänger durch das zuständige Dezernat oder den Fachbereich unterstützt die DVZ bei Bedarf.

Parallel zum elektronischen Versand wird dieselbe E-Mail vom Verfasser in Papierform ausgedruckt, unterzeichnet und auf dem Postweg über den vom Präsidium zugelassenen Nutzer (Dekan/in, Leitung DVZ, Leitung Hochschulbibliothek, Personalratsvorsitzende, Gleichstellungsbeauftragte, Präsidiumsmitglied, Dezernenten) der Datenverarbeitungszentrale zugeleitet. Hier wird die Authentizität der E-Mail mit Hilfe der Papierfassung geprüft und nach positiver Prüfung in der Regel innerhalb von zwei Werktagen an den gewünschten Adressatenkreis versendet. Dem Administrator obliegt dabei nicht die inhaltliche und sachliche Prüfung! Die Papierfassung wird einige Zeit unter Verschluss gehalten und dann vernichtet. Die Authentizitätsprüfung stellt sicher, dass keine falschen Mails unter fremden Namen verteilt werden. Mailinglisten für einen Teilnehmerkreis von bis zu 20 Adressen lassen sich manuell mit weniger Aufwand erstellen und sind technisch bis zu einer Anzahl von 100 Adressen möglich.

Dezentral verwaltete Mailinglisten (Mailman)

Bei begründetem Bedarf können dezentral zu verwaltende Mailinglisten zur Verfügung gestellt werden. Hierzu sind insbesondere der gewünschte Name, bzw. die Adresse der Liste  (NAME@lists.fh-bielefeld.de) sowie die zuständigen Administratoren anzugeben. Über ein verfügbares Web-Frontend ist den Administratoren das Hochladen von Empfängerlisten möglich oder die Liste kann als öffentlich markiert werden, sodass Interessenten die Liste abonnieren können.

Die Gültigkeit für eine eingerichtete Liste ist grundsätzlich befristet. Rechtzeitig vor Ablauf wird der Wunsch nach Fortführung der Liste abgefragt und die Laufzeit ggf. verlängert.

Individualisierte Mailings

Sollen große Adressatenkreise per E-Mail mit individualisierten Inhalten (z.B. Transaktionsnummern oder individuelle Anrede) angeschrieben werden, können Individualisierung und Versand der E-Mails durch die Datenverarbeitungszentrale übernommen werden.

Organisatorisch entspricht der Ablauf dem Versand von E-Mails unter Nutzung dynamischer Mailinglisten (Mailman). Die gewünschte E-Mail muss jedoch nicht an eine Verteiler-Adresse gesendet werden, sondern in geeigneter elektronischer Form der Datenverarbeitungszentrale zur Verfügung gestellt werden. Die Textstellen, die durch individualisierte Inhalte zu ersetzen sind, sind eindeutig zu markieren.

Neben der Empfängerliste müssen auch die individualisierten Inhalte (z.B. Transaktionsnummern, persönliche Anrede) in geeigneter elektronischer Form an die Datenverarbeitungszentrale übermittelt werden. Auf der Papierfassung der E-Mail ist auch die ggf. erforderliche Absprache mit der oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragen und der datenliefernden Stelle zu bestätigen.

Support

Der Support erfolgt – falls nicht anders angegeben – über den IT-ServiceDesk der Hochschule.

Servicezeit

Der Service ist rund um die Uhr verfügbar.

Die Prüfung und der Versand von E-Mails über den Mailman erfolgen bei Vorliegen der erforderlichen Unterlagen umgehend innerhalb der Servicezeiten der DVZ.

Aufgrund des erhöhten Aufwands bei individualisierten Mailings sollte eine frühzeitige Abstimmung über einen geeigneten Versandtermin erfolgen. Eine kurzfristige Umsetzung ist in der Regel nicht möglich.

Servicebeeinträchtigende Wartungsarbeiten erfolgen nach Vorankündigung durch die verantwortlichen Supportorganisationen, Wartungsarbeiten werden im Bereich Aktuelles angekündigt.

Kosten

Kostenfreie Nutzung für die Studierenden, Beschäftige und weitere Personen.

Daten, Anleitungen und FAQs

Posteingangsserver

    • imap.fh-bielefeld.de
    • Port 993 (verschlüsselt)

Webmail Interface

Postausgangsserver

    • smtp.fh-bielefeld.de
    • Port 587 (STARTTLS) 
      oder 465 (verschlüsselt)

Adressbuch

    • ldap.fh-bielefeld.de
    • 636 (verschüsselt)

Anleitungen und FAQs: www.fh-bielefeld.de/dvz/faq