FH Bielefeld
University of
Applied Sciences

E-Mail

Bereitstellung für

    • Studierende
    • Beschäftigte
    • weitere Personengruppen (weitere Personen, emeritierte Professorinnen und Professoren)

Kurzbeschreibung

Bereitstellung einer zentralen Groupwareinfrastruktur für Studierende und Beschäftigte der Fachhochschule Bielefeld sowie Angehörige verbundener Einrichtungen. 

Leistungsangebot

Zentral bereitgestellte Groupware

Allen Beschäftigten, Studierenden und bestimmten weiteren Personengruppen werden über eine zentrale Groupware folgende Funktionen bereitgestellt:

  • E-Mailkonto und persönliche E-Mail-Adresse
  • Kalender
  • Kontakte
  • Aufgaben
  • Notizen

Für den Zugang steht allen Nutzer*innen ein Web-Frontend zur Verfügung, in welchem auch ein hochschulinternes Adressbuch zur Vereinfachung der Kommunikation hinterlegt ist. Neben der reinen Verwaltung des Groupware-Funktionen können Einstellungen zu Weiterleitungen, Signaturen, oder Abwesenheitsnachrichten über das Frontend vorgenommen werden.

Weitere Leistungen im Rahmen des Service umfassen die Einrichtung zusätzlicher E-Mailadressen für persönliche Postfächer (Alias), zusätzliche E-Mailkonten (z.B. Funktionsadressen bei begründetem Bedarf und Zustimmung der Bereichsleitung) und die Einrichtung von Gruppenadressen.

Für die Groupware-Funktionen werden Schnittstellen zur Verfügung gestellt, um die Funktionen auch mit üblicher Client-Software nutzen zu können.

Größe des E-Mail-Kontos

  • Für Studierende: 2 GB
  • Für Beschäftigte: 6 GB

Der Speicherplatz ist bei begründetem Bedarf erweiterbar.

Limitierung ausgehender E-Mails

Maximale Größe von E-Mails inkl. Anhängen, je nach verwendetem E-Mail-Client:

  • 100 MB für Microsoft Outlook und andere Desktop-Clients
  • 25 MB für Webmail
  • 10 MB für mobile Clients, die per ActiveSync (z.B. iOS Mail-App) angebunden sind

Um das Risko von Spamversand zu minimieren ist der Versand von E-Mails innerhalb bestimmter Zeiträume limitiert:

Versand per Outlook, Webmail und ActiveSync:

  • Max. Anzahl Nachrichten pro Minute: 10
  • Max. Anzahl Empfangsadressen (An, CC, BCC) pro Mailbox pro Tag: 1000
    (unabhängig von der Anzahl an Nachrichten)

Beispiel: Wenn man z. B. 50 Empfänger*innen in einer E-Mail adressiert, kann man davon maximal 20 pro Tag versenden.

Versand per SMTP (andere E-Mail-Clients, z.B. Thunderbird):

  • Max. Anzahl Nachrichten pro Minute:  5
  • Max. Anzahl Empfangsadressen (An, CC, BCC) pro E-Mail: 200

Beispiel: Wenn man z. B. 200 Empfänger*innen in einer E-Mail adressiert, kann man davon maximal 5 pro Tag versenden.

Bei Verdacht auf Missbrauch des E-Mail-Kontos durch Dritte (z.B. durch kompromittierte Konten) erfolgt eine Sperrung des E-Mail-Kontos, um weiteren Versand zu unterbinden.

 

Zentral gesteuerte dynamische Mailinglisten (Mailman)

E-Mails für einen großen Adressatenkreis können auf elektronischem Wege an verteiler@lists.fh-bielefeld.de geschickt werden. Nach Selektion des Adressatenkreises über die Benutzerverwaltung (Zugang für Bedienstete der Fachhochschule Bielefeld) und der Genehmigung durch eine freigabeberechtigte Person, kann diese E-Mail vom Administrator weitergeleitet werden an die Gruppe der Studierenden mit Filterung nach:

  • Geschlecht
  • Fachbereich
  • Studiengang
  • Fachsemester

oder die Gruppe der Beschäftigten mit Filterung nach:

  • Geschlecht
  • Organisationseinheit
  • Beschäftigungsverhältnis

Eine genaue Beschreibung zum Vorgehen für die Nutzung des zentralen E-Mail-Verteilers finden Sie in der FAQ Nachrichtenversand über den zentralen E-Mail-Verteiler. Sind die einzelnen E-Mailadressen bekannt, ist der Versand für einen überschaubaren Adressatenkreis oftmals manuell mit weniger Aufwand möglich. Technisch begrenzt ist die Anzahl an Empfängern für den regulären E-Mail-Versand auf 75 Adressen pro E-Mail.

 

Dezentral verwaltete Mailinglisten (Mailman)

Bei begründetem Bedarf können dezentral zu verwaltende Mailinglisten zur Verfügung gestellt werden. Hierzu sind insbesondere der gewünschte Name, bzw. die Adresse der Liste  (NAME@lists.fh-bielefeld.de) sowie die zuständigen Administratoren anzugeben. Über ein verfügbares Web-Frontend ist den Administratoren das Hochladen von Empfängerlisten möglich oder die Liste kann als öffentlich markiert werden, sodass Interessenten die Liste abonnieren können.

Die Gültigkeit für eine eingerichtete Liste ist grundsätzlich befristet. Rechtzeitig vor Ablauf wird der Wunsch nach Fortführung der Liste abgefragt und die Laufzeit ggf. verlängert.

 

Individualisierte Mailings

Sollen große Adressatenkreise per E-Mail mit individualisierten Inhalten (z.B. Transaktionsnummern oder individuelle Anrede) angeschrieben werden, können Individualisierung und Versand der E-Mails durch die Datenverarbeitungszentrale übernommen werden.

Organisatorisch entspricht der Ablauf dem Versand von E-Mails unter Nutzung dynamischer Mailinglisten (Mailman). Die gewünschte E-Mail muss jedoch nicht an eine Verteiler-Adresse gesendet werden, sondern in geeigneter elektronischer Form der Datenverarbeitungszentrale zur Verfügung gestellt werden. Die Textstellen, die durch individualisierte Inhalte zu ersetzen sind, sind eindeutig zu markieren.

Neben der Empfängerliste müssen auch die individualisierten Inhalte (z.B. Transaktionsnummern, persönliche Anrede) in geeigneter elektronischer Form an die Datenverarbeitungszentrale übermittelt werden. Auf der Papierfassung der E-Mail ist auch die ggf. erforderliche Absprache mit der oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragen und der datenliefernden Stelle zu bestätigen.

 

Support

Der Support erfolgt – falls nicht anders angegeben – über den IT-ServiceDesk der Hochschule.

Servicezeit

Der Service ist rund um die Uhr verfügbar.

Die Prüfung und der Versand von E-Mails über den Mailinlisten erfolgen bei Vorliegen der erforderlichen Unterlagen umgehend innerhalb der Servicezeiten der DVZ, spätestens nach bis zu zwei Werktagen.

Aufgrund des erhöhten Aufwands bei individualisierten Mailings sollte eine frühzeitige Abstimmung über einen geeigneten Versandtermin erfolgen. Eine kurzfristige Umsetzung ist in der Regel nicht möglich.

Servicebeeinträchtigende Wartungsarbeiten erfolgen nach Vorankündigung durch die verantwortlichen Supportorganisationen, Wartungsarbeiten werden im Bereich Aktuelles angekündigt.

Kosten

Kostenfreie Nutzung für Studierende, Beschäftige und weitere Personen.

 

Daten, Anleitungen und FAQs

Anmeldedaten

  • Benutzername für Clientzugriffe: primäre E-Mail-Adresse
    (i.d.R. vorname.nachname@fh-bielefeld.de)
  • Kennwort: Standardkennwort der Hochschule

Standardzugriff

  • Microsoft Outlook
  • Protokoll ActiveSync
  • Port 443 (https, verschlüsselt)

Die Nutzung von Outlook wird nur mit ActiveSync emfohlen, bzw. unterstützt.

Alternative Anmeldemöglichkeiten für E-Mail-Clients

Posteingangsserver

  • imap.fh-bielefeld.de
  • Port 993 (IMAPs, verschlüsselt)

Webmail Interface

Postausgangsserver

  • smtp.fh-bielefeld.de
  • Port 587 (SMTPs mit STARTTLS, verschlüsselt) 

Adressbuch

  • caldav.fh-bielefeld.de
  • Port 636 (LDAP, verschüsselt)

Kalender

  • caldav.fh-bielefeld.de
  • Port 443 (https, verschüsselt)

Anleitungen und FAQs: www.fh-bielefeld.de/dvz/faq