FH Bielefeld
University of
Applied Sciences

E-Mail

Bereitstellung für

    • Studierende
    • Beschäftigte
    • weitere Personengruppen (weitere Personen, emeritierte Professorinnen und Professoren)

Kurzbeschreibung

Bereitstellung einer zentralen Groupwareinfrastruktur für Studierende und Beschäftigte der Fachhochschule Bielefeld sowie Angehörige verbundener Einrichtungen. 

Leistungsangebot

Zentral bereitgestellte Groupware

Allen Beschäftigten, Studierenden und bestimmten weiteren Personengruppen werden über eine zentrale Groupware folgende Funktionen bereitgestellt:

  • E-Mailkonto und persönliche E-Mail-Adresse
  • Kalender
  • Kontakte
  • Aufgaben
  • Notizen

Für den Zugang steht allen Nutzerinnen und Nutzern ein Web-Frontend zur Verfügung, wo auch ein hochschulinternes Adressbuch zur Vereinfachung der Kommunikation hinterlegt ist. Neben der reinen Verwaltung des Groupware-Funktionen können Einstellungen zu Weiterleitungen, Signaturen, oder Abwesenheitsnachrichten über das Frontend vorgenommen werden.

Weitere Leistungen im Rahmen des Service umfassen die Einrichtung zusätzlicher E-Mailadressen für persönliche Postfächer (Alias), zusätzliche E-Mailkonten (z.B. Funktionsadressen bei begründetem Bedarf und Zustimmung der Bereichsleitung) und die Einrichtung von Gruppenadressen.

Für die Groupware-Funktionen werden Schnittstellen zur Verfügung gestellt, um die Funktionen auch mit üblicher Client-Software nutzen zu können.

Limitierungen:

    • Maximal 100 Empfänger pro E-Mail
    • Maximal 200 E-Mails (Anzahl der Empfänger) pro Tag
    • Verfügbarer Speicherplatz (Quota) für Studierende 2.000MB und für Beschäftigte 6.000MB (bei begründetem Bedarf erweiterbar)
    • Account-Sperre bei Verdacht auf Missbrauch (z.B. Spamverdacht)
    • Maximale Größe von Anhängen: 100 MB

Zentral gesteuerte dynamische Mailinglisten (Mailman)

E-Mails für einen großen Adressatenkreis können auf elektronischem Wege an verteiler@lists.fh-bielefeld.de geschickt werden, worüber der Administrator der Verteilerliste eine Eingangsbestätigung erhält. Diese E-Mail kann dann vom Administrator weitergeleitet werden an die Gruppe der Studierenden mit Filterung nach:

    • Geschlecht
    • Fachbereich
    • Studiengang

oder die Gruppe der Beschäftigten mit Filterung nach:

    • Geschlecht
    • Fachbereich
    • Standort
    • Wissenschaftlich*
    • Nichtwissenschaftlich*
    • Prof. *
    • Lehrbeauftragte*

*) Die Aufschlüsselung von Beschäftigungsverhältnissen erfolgt nach Kostenarten und kann bei der Datenverarbeitungszentrale erfragt werden.

Die Angabe mehrerer dieser Gruppen ist möglich. Soll die E-Mail an eine andere Personengruppe versendet werden, muss der DVZ die Liste der Empfänger (E-Mail-Adressen) auf geeignetem Wege elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Bei erforderlichen Selektionen der Empfänger durch das zuständige Dezernat oder den Fachbereich unterstützt die DVZ bei Bedarf.

Parallel zum elektronischen Versand wird dieselbe E-Mail vom Verfasser in Papierform ausgedruckt, unterzeichnet und auf dem Postweg über den vom Präsidium zugelassenen Nutzer (Dekan/in, Leitung DVZ, Leitung Hochschulbibliothek, Personalratsvorsitzende, Gleichstellungsbeauftragte, Präsidiumsmitglied, Dezernenten) der Datenverarbeitungszentrale zugeleitet. Hier wird die Authentizität der E-Mail mit Hilfe der Papierfassung geprüft und nach positiver Prüfung in der Regel innerhalb von zwei Werktagen an den gewünschten Adressatenkreis versendet. Dem Administrator obliegt dabei nicht die inhaltliche und sachliche Prüfung! Die Papierfassung wird einige Zeit unter Verschluss gehalten und dann vernichtet. Die Authentizitätsprüfung stellt sicher, dass keine falschen Mails unter fremden Namen verteilt werden. Mailinglisten für einen Teilnehmerkreis von bis zu 20 Adressen lassen sich manuell mit weniger Aufwand erstellen und sind technisch bis zu einer Anzahl von 100 Adressen möglich.

Dezentral verwaltete Mailinglisten (Mailman)

Bei begründetem Bedarf können dezentral zu verwaltende Mailinglisten zur Verfügung gestellt werden. Hierzu sind insbesondere der gewünschte Name, bzw. die Adresse der Liste  (NAME@lists.fh-bielefeld.de) sowie die zuständigen Administratoren anzugeben. Über ein verfügbares Web-Frontend ist den Administratoren das Hochladen von Empfängerlisten möglich oder die Liste kann als öffentlich markiert werden, sodass Interessenten die Liste abonnieren können.

Die Gültigkeit für eine eingerichtete Liste ist grundsätzlich befristet. Rechtzeitig vor Ablauf wird der Wunsch nach Fortführung der Liste abgefragt und die Laufzeit ggf. verlängert.

Individualisierte Mailings

Sollen große Adressatenkreise per E-Mail mit individualisierten Inhalten (z.B. Transaktionsnummern oder individuelle Anrede) angeschrieben werden, können Individualisierung und Versand der E-Mails durch die Datenverarbeitungszentrale übernommen werden.

Organisatorisch entspricht der Ablauf dem Versand von E-Mails unter Nutzung dynamischer Mailinglisten (Mailman). Die gewünschte E-Mail muss jedoch nicht an eine Verteiler-Adresse gesendet werden, sondern in geeigneter elektronischer Form der Datenverarbeitungszentrale zur Verfügung gestellt werden. Die Textstellen, die durch individualisierte Inhalte zu ersetzen sind, sind eindeutig zu markieren.

Neben der Empfängerliste müssen auch die individualisierten Inhalte (z.B. Transaktionsnummern, persönliche Anrede) in geeigneter elektronischer Form an die Datenverarbeitungszentrale übermittelt werden. Auf der Papierfassung der E-Mail ist auch die ggf. erforderliche Absprache mit der oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragen und der datenliefernden Stelle zu bestätigen.

Support

Der Support erfolgt – falls nicht anders angegeben – über den IT-ServiceDesk der Hochschule.

Servicezeit

Der Service ist rund um die Uhr verfügbar.

Die Prüfung und der Versand von E-Mails über den Mailman erfolgen bei Vorliegen der erforderlichen Unterlagen umgehend innerhalb der Servicezeiten der DVZ.

Aufgrund des erhöhten Aufwands bei individualisierten Mailings sollte eine frühzeitige Abstimmung über einen geeigneten Versandtermin erfolgen. Eine kurzfristige Umsetzung ist in der Regel nicht möglich.

Servicebeeinträchtigende Wartungsarbeiten erfolgen nach Vorankündigung durch die verantwortlichen Supportorganisationen, Wartungsarbeiten werden im Bereich Aktuelles angekündigt.

Kosten

Kostenfreie Nutzung für Studierende, Beschäftige und weitere Personen.

Daten, Anleitungen und FAQs

Anmeldedaten

  • Benutzername für Clientzugriffe: primäre E-Mail-Adresse
    (i.d.R. vorname.nachname@fh-bielefeld.de)
  • Kennwort: Standardkennwort der Hochschule

Standardzugriff

  • Microsoft Outlook
  • Protokoll ActiveSync
  • Port 443 (https, verschlüsselt)

Die Nutzung von Outlook wird nur mit ActiveSync emfohlen, bzw. unterstützt.

Alternative Anmeldemöglichkeiten für E-Mail-Clients

Posteingangsserver

  • imap.fh-bielefeld.de
  • Port 993 (IMAPs, verschlüsselt)

Webmail Interface

Postausgangsserver

  • smtp.fh-bielefeld.de
  • Port 587 (SMTPs mit STARTTLS, verschlüsselt) 

Adressbuch

  • caldav.fh-bielefeld.de
  • Port 636 (LDAP, verschüsselt)

Kalender

  • caldav.fh-bielefeld.de
  • Port 443 (https, verschüsselt)

Anleitungen und FAQs: www.fh-bielefeld.de/dvz/faq