FH Bielefeld
University of
Applied Sciences

Informationen nach Art. 13 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Ressort Wissenschaftliche Weiterbildung der FH Bielefeld und die für Sie entstehenden Rechte geben.

A. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen
Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Fachhochschule Bielefeld
Körperschaft öffentlichen Rechts
vertreten durch die Präsidentin
Interaktion 1
33619 Bielefeld
Tel: +49.521.106-01
E-Mail: info@fh-bielefeld.de
Website: www.fh-bielefeld.de


Ihr Ansprechpartner ist:
FH Bielefeld
Ressort wissenschaftliche Weiterbildung, praxisintegrierte und berufsbegleitende Studienkonzepte
Marcus Miksch
praxisintegriertes-studium@fh-bielefeld.de
Tel.: +49.521.106–5078

Die behördliche Datenschutzbeauftragte ist unter der o.g. Anschrift bzw. telefonisch unter +49.521.106-7743 oder per E-Mail unter datenschutzbeauftragte@fh-bielefeld.de zu erreichen.
 

B. Kategorien von erhobenen personenbezogenen Daten, Speicherung sowie Art und Zweck der Verarbeitung und Löschfrist
I. Verwaltung Kooperationspartner im praxisintegrierten Studium

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Ihre Kontaktdaten, die wir von Ihnen in Schrift- oder Textform erhalten haben, werden in ein Customer Relation Management Systems (CRM) aufgenommen. Dabei werden für die Ansprechpersonen der Kooperationspartner Name, Funktion, E-Mail, Fax- und Telefonnummern sowie die Postadresse gespeichert. Diese Daten werden zusätzlich auf dienstlichen Mobiltelefonen gespeichert. Im CRM werden zudem wichtige Kommunikationen (persönliche Gespräche, Telefonate und E-Mail-Wechsel) zweckgebunden dokumentiert (wesentliche Gesprächsinhalte sowie Namen der Teilnehmenden). Mithilfe von E-Mail Verteilern für Unternehmen werden Informationen zum Studium sowie Einladungen zu Veranstaltungen an die Ansprechpersonen der Kooperationsunternehmen gesendet. Zu diesem Zweck speichern wir Ihre E-Mail-Adresse in den E-Mail Verteilern für Unternehmen.
Die personenbezogenen Daten der Ansprechpersonen der Kooperationsunternehmen werden darüber hinaus für den Versand von Grußkarten, beispielsweise Weihnachtskarten, verwendet. Des Weiteren werden die Ansprechpersonen zum Jahresempfang der FH Bielefeld eingeladen und erhalten den Jahresbericht der FH Bielefeld in gedruckter Form. Zu diesen Zwecken werden Name, Vorname, Firma sowie die Postadresse aus dem CRM in eine Datenquelle (Excel) überführt und als Serienbrief per Briefpost versendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, weil die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung des Vertragszwecks (Kooperation zur Durchführung des praxisintegrierten Studiums) erforderlich ist.
Im Rahmen des Vertragsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, das Vertragsverhältnis mit Ihnen zu schließen oder auszuführen.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Das CRM-System wird für die Verwaltung der kooperierenden Unternehmen und Organisationen sowie für die Anbahnung von Kooperationen im praxisintegrierten Studium benötigt. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse in den E-Mail-Verteilern für Unternehmen um Ihnen Informationen zum Studium sowie Einladungen zu Veranstaltungen zukommen zu lassen. Die Speicherung Ihrer Daten auf dienstlichen Mobiltelefonen ist erforderlich, um eine jederzeitige und zuverlässige Kontaktaufnahme zu den kooperierenden Unternehmen und Organisationen zu gewährleisten.

4. Dauer der Speicherung
Eine Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt nach Beendigung der Kooperation. Die Kooperation endet bei Wegfall der betrieblichen Eignung sowie durch Zeitablauf (i. d. R. nach Ablauf der Regelstudienzeit von sieben Semestern), Kündigung oder Aufhebung der Kooperationsvereinbarung, soweit seitens des Kooperationspartners keine neue Kooperation geplant wird (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

II. Unternehmensportale

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Die Unternehmensportale befinden sich auf der Homepage der FH Bielefeld. Für jeden Studienort, der praxisintegrierte Studiengänge anbietet, wird ein eigenes Unternehmensportal geführt. Innerhalb dieser Unternehmensportale ist für jeden praxisintegrierten Studiengang eine listenartig aufgebaute Webseite angelegt. Diese Seite enthält für jedes kooperierende Unternehmen einen Eintrag mit Firma und Logo, über den die Webseiten mit den speziellen Praxisplatzangeboten eines Unternehmens erreichbar sind. Im Rahmen der Veröffentlichung wird für den Kooperationspartner eine Webseite mit dem Logo des Unternehmens, einer kurzen Beschreibung des Unternehmens, Angaben zu den angebotenen Praxisplätzen sowie den Kontaktdaten einer Ansprechperson erstellt. Die Unternehmen haben die Möglichkeit, Anzeigen (im PDF-Format oder über einen Link auf die jeweilige Unternehmenshomepage) im Unternehmensportal zu veröffentlichen, die sich an Bewerberinnen und Bewerber für das praxisintegrierte Studium richten.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Mit der Zusendung der für den Portaleintrag notwendigen Daten und Dokumente per E-Mail beauftragen Sie die FH Bielefeld Ihren Eintrag im Unternehmensportal zu veröffentlichen. Rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, weil die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertragszwecks (Vertrag über unentgeltliche Veröffentlichung) erforderlich ist.
Ohne die unter II. 1. genannten Daten sind wir nicht in der Lage, Ihre Praxisplatzangebote im Unternehmensportal auf den Webseiten der FH Bielefeld zu platzieren.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Mithilfe der Unternehmensportale werden kooperierende Unternehmen bei der Akquise von Bewerberinnen und Bewerbern für das praxisintegrierte Studium unterstützt.

4. Dauer der Speicherung
Ein Eintrag eines Unternehmens im Unternehmensportal wird gelöscht,
a) bei Beendigung der Kooperation,
b) jederzeit auf Wunsch des Unternehmens.

III. Stellenbörse

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für Unternehmen und Organisationen besteht die Möglichkeit, Stellenanzeigen (z.B. für Praktika, Projekt- und Abschlussarbeiten, Werkstudierendentätigkeiten, Traineeprogramme) in der internen Stellenbörse der FH Bielefeld zu veröffentlichen. Die Ansprechpersonen der Unternehmen und Organisationen senden zu diesem Zweck eine E-Mail mit einer Stellenanzeige im PDF-Format. Daraufhin wird diese Anzeige in der Stellebörse platziert. Die Stellenbörse ist ausschließlich für Studierende der FH Bielefeld sowie Mitarbeitende der FH Bielefeld zugänglich. Wird eine Stellenanzeige in der Stellenbörse platziert, werden (sofern angegeben) Vor- und Zuname sowie E-Mail und / oder die Telefonnummer der Ansprechperson veröffentlicht.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Mit der Zusendung der Stellenanzeige per E-Mail beauftragen Sie die FH Bielefeld, Ihre Stellenanzeige in der Stellenbörse zu veröffentlichen. Rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, weil die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertragszwecks (Vertrag über unentgeltliche Veröffentlichung) erforderlich ist.
Ohne die unter III. 1. genannten Daten sind wir nicht in der Lage, Ihre Stellenangebote in der Stellenbörse auf den Webseiten der FH Bielefeld zu platzieren.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Mithilfe der Stellenbörse werden Unternehmen und Organisationen bei der Akquise von Bewerberinnen und Bewerber unterstützt.

4. Dauer der Speicherung
Ein Eintrag eines Unternehmens in der Stellenbörse wird gelöscht,
a) i.d.R. nach 100 Tagen ab Veröffentlichung,
b) sofern eine abweichende Dauer der Veröffentlichung vereinbart wurde, nach Ablauf des vereinbarten Zeitraumes,
c) jederzeit auf Wunsch des Unternehmens.

IV. Unternehmeraustausch

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
a) Der Unternehmeraustausch findet zweimal jährlich an jedem Studienort der Hochschule (Bielefeld, Gütersloh, Minden) statt. Die Veranstaltung wird durch das Ressort Wissenschaftliche Weiterbildung organisiert. Die Vertreterinnen und Vertreter der kooperierenden Unternehmen werden zu diesen Veranstaltungen über die E-Mail-Verteiler für Unternehmen eingeladen. Mit der Einladung wird ein Programm versendet, in dem Vornamen, Namen, Funktion und Firma der Referentinnen und Referenten im Zusammenhang mit den Titeln ihrer Beiträge aufgeführt werden. Die teilnehmenden Personen melden sich per E-Mail für die Veranstaltung an.
Zur Planung der Veranstaltungen wird eine Datei mit einem Verzeichnis der teilnehmenden Personen in Excel angelegt. Die Datei dient der Erstellung von Namensschildern, welche den teilnehmenden Personen zu Beginn der Veranstaltung ausgehändigt werden. Für die Abrechnung des Caterings wird die Excel-Datei per E-Mail an das Dezernat Finanzen und Forschung der FH Bielefeld weitergeleitet.

b) Für jede Veranstaltung wird eine PowerPoint-Präsentation erstellt, welche die einzelnen Präsentationen der Referentinnen und Referenten sowie die Informationen des unter a) genannten Programms enthält. Im Nachgang wird diese Präsentation in ein geschütztes PDF-Dokument umgewandelt und auf den Webseiten der FH Bielefeld begrenzt öffentlich zugänglich gemacht. Der Speicherort dieser Datei ist nicht über die Webseiten-Navigation zu erreichen. Die Vertreterinnen und Vertreter der kooperierenden Unternehmen erhalten Zugriff über einen speziellen Downloadlink, der über den E-Mail Verteiler für Unternehmen mitgeteilt wird.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
a) Eine rechtliche Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten besteht nicht. Mit der Anmeldung per E-Mail zu der Veranstaltung erteilen die teilnehmenden Personen eine konkludente Einwilligung zur Aufnahme ihrer Daten in das Verzeichnis der teilnehmenden Personen, zur Erstellung von Namensschildern und zur Weiterleitung zwecks Abrechnung des Caterings. Die rechtliche Grundlage für die unter IV. 1. a) beschriebenen Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO. Ohne die unter IV. 1. genannten Daten sind wir nicht in der Lage, Ihre Daten in das Verzeichnis der teilnehmenden Personen aufzunehmen, ein Namensschild zu erstellen und ein Catering für Sie bereitzustellen.

b) Die Referentinnen und Referenten werden im Rahmen der Veranstaltungsplanung ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Vornamen, Namen, Funktion und Firma, der Titel ihrer Beiträge sowie Ihre PowerPoint-Präsentation als geschütztes PDF-Dokument auf den Webseiten der FH Bielefeld begrenzt öffentlich zugänglich gemacht werden und der Speicherort über einen speziellen Downloadlink über den E-Mail Verteiler an die Vertreterinnen und Vertreter der kooperierenden Unternehmen mitgeteilt wird. Die Referentinnen und Referenten trifft keine rechtliche Verpflichtung zur Bereitstellung ihrer Daten. Sie erteilen ihre Einwilligung ausdrücklich per E-Mail. Die rechtliche Grundlage für die unter IV. 1. b) beschriebenen Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Verarbeitung ist, dass die Kooperationspartner über das Programm der jeweiligen Veranstaltung informiert werden und die Veranstaltung seitens der FH Bielefeld geplant werden kann.

4. Dauer der Speicherung
Die Datei (Verzeichnis der teilnehmenden Personen, s. IV. 1. a)) wird nach Durchführung der Veranstaltung unverzüglich gelöscht. Die Präsentationen der Referentinnen und Referenten sowie das aus den Präsentationen erstellte PDF-Dokument stehen den Vertreterinnen und Vertreter der kooperierenden Unternehmen nach der Veranstaltung für einen Zeitraum von fünf Jahren zur Verfügung und werden nach Ablauf dieser Frist gelöscht.

V. E-Mail Verteiler für Studieninteressierte

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Personen, die das sechzehnte Lebensjahr vollendet haben, können in den E-Mail-Verteiler für Studieninteressierte aufgenommen werden.
Anlässlich von Informationsveranstaltungen zum praxisintegrierten Studium haben Studieninteressierte die Möglichkeit ihre E-Mail-Adresse in eine gedruckte Liste einzutragen. Diese E-Mail-Adressen der Studieninteressierten werden anschließend durch die FH Bielefeld in den E-Mail-Verteiler eingetragen.
Alternativ können die Studieninteressierten ihre E-Mail-Adresse eigenständig auf der „allgemeinen Listeninformationsseite“ online in den E-Mail-Verteiler eintragen.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Eine rechtliche Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten besteht nicht. Mit der Eintragung Ihrer E-Mail-Adresse in die gedruckte Liste oder durch die eigenständige Registrierung auf der „allgemeinen Listeninformationsseite“ erteilen die Studieninteressierten eine Einwilligung zur Aufnahme ihrer Daten in den E-Mail-Verteiler. Die rechtliche Grundlage für die unter V. 1. beschriebenen Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO. Ohne die unter V. 1. genannten Daten sind wir nicht in der Lage, Sie in den E-Mail-Verteiler für Studieninteressierte aufzunehmen.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Zweck des E-Mail-Verteilers ist, Studieninteressierte über das praxisintegrierte Studium an der FH Bielefeld zu informieren, insbesondere über Praxisplatzangebote, Informationsveranstaltungen so-wie das Bewerbungsverfahren zu informieren.

4. Dauer der Speicherung
Ihre E-Mail-Adresse wird drei Monate nach dem Bewerbungsschluss für den von Ihnen gewünschten Studienstart (also jeweils zum 15.10. eines Jahres) gelöscht. Alternativ können Sie durch einen kurzen Hinweis an praxisintegriertes-studium@fh-bielefeld.de Ihre E-Mail-Adresse unverzüglich aus dem E-Mail-Verteiler löschen lassen.

VI. Service der FH Bielefeld für den Ausrichter des Unternehmerstammtischs

Die Veranstaltung „Unternehmerstammtisch“ findet ein- bis zweimal jährlich statt; Veranstalter sind (im Wechsel) Kooperationspartner im praxisintegrierten Studium am Campus Minden. Die Vertreterinnen und Vertreter der kooperierenden Unternehmen werden zu diesen Veranstaltungen über die E-Mail-Verteiler für Unternehmen eingeladen. Die teilnehmenden Personen melden sich per E-Mail unter Angabe folgender personenbezogener Daten für die Veranstaltung an: Vorname, Name, Firma.

Zur Planung der Veranstaltungen wird seitens der FH Bielefeld als Service für das ausrichtende Unternehmen eine Datei mit einem Verzeichnis der teilnehmenden Personen in Excel angelegt. Diese Datei wird zur Vorbereitung per E-Mail an den Veranstalter gesendet.

Die Datei mit dem Verzeichnis der teilnehmenden Personen wird seitens der FH Bielefeld erstellt und weitergeleitet, um dem Veranstalter die Akkreditierung der teilnehmenden Personen für das Betreten des Betriebsgeländes zu ermöglichen und Namensschilder zu erstellen.

Die Datei (Verzeichnis der teilnehmenden Personen) wird nach Durchführung der Veranstaltung durch die FH Bielefeld unverzüglich gelöscht.

C. Weitergabe von Daten an Dritte
Weitergabe von Daten an Dritte

Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die bereits genannten Verarbeitungen bzw. Zwecke verwendet. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet – außer in den unter B. geschilderten Fällen oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung - nicht statt.

D. Automatisierte Entscheidungen / Profiling
Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Eine automatisierte Verarbeitung / Profiling findet nicht statt.

E. Betroffenenrechte
Betroffenenrechte

Als Betroffene oder Betroffener gem. DS-GVO haben Sie jederzeit das Recht:

  • gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, sofern sie auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und die Daten gelöscht werden;
  • gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

 

Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an die eingangs unter A. genannten Ansprechpersonen.

 

Sie haben das Recht zur jederzeitigen Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 200444
40102 Düsseldorf
Tel: +49.211.384240
Fax: +49.211.3842410
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Web: https://www.ldi.nrw.de/metanavi_Kontakt/index.php